<< Предыдущая

стр. 82
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

тов кнопку Открыть (Open). -

Рис. 23.2
Список таблиц, поставляемых с учебной
базой данных Борей


3 Овфыть 1 , ЦОНСТруктар
C

бъекты i : 3 Доставка 3 Заказа»
Э Клиенты
' ,. м
Постаацики 3 Сотрудник
Загрода
Тчы Ш Товары
Фермы Создание таб/мцы путем ввода даеных
Создание таблмиы с помощью мастера
Ш Отчеты
Создание таблщы в режиме кднструкторз
"J
.2 Макроса




Каждая таблица в Access обычно содержит данные, относящиеся к опреде-
ленной теме, например, сведения о покупателях, с которыми имеет дело торго-
вая фирмы. Какие сведения хранятся в таблицах учебной базы данных Борей
можно определить по их названиям: Доставка, Заказы, Клиенты и т.д.
Все объекты базы данных Access, кроме макросов и модулей, можно отобра-
жать в двух режимах: в режиме таблицы и режиме конструктора. Режим конст-
руктора обеспечивает большие возможности при создании таблицы, запроса,
формы или отчета. Например, в этом режиме можно задать ширину каждого
поля с тем, чтобы сделать объект более компактной.
В режиме таблицы можно добавлять, редактировать, просматривать или вы-
полнять другую работу с данными таблицы. Каждая строка таблицы представ-
ляет собой отдельную запись, каждый столбец — поле. Поле — это наимень-
ший элемент информации, хранящийся в базе данных, который рассматрива-
ется как единое целое.
Полем также называют клетку таблицы, образуемую пересечением строки
и столбца. В поле может находиться один или группа символов, текст, рисунок,
звуковой файл или другая информация. Каждое поле имеет свое уникальное
имя. В таблице не могут быть поля с одинаковым именем. Все поля таблицы от-
носятся к одному объекту.
Рассмотрим таблицу Клиенты (рис. 23.3). Поля базы данных Клиенты содер-
жат сведения о клиенте: его должность, адрес, номер телефона и т.д.

Перемещение между записями
Для перемещения между записями можно использовать мышь, клавиатуру,
вертикальную и горизонтальную полосы прокрутки, поле номера записи внизу
Знакомимся с Microsoft Access 2003 451


окна и кнопки переходов по записям (рис. 23.4). Назначение кнопок переходов
по записям:




продавец C9mlo 333
:

Sierras Ов Granada 9993
Главный менеджер




Рис. 23.3. Фрагмент базы данных Борей

1 — выделение всех записей, 2 — выделение поля, 3 — выделение строки

4 5 6
1 2 3
Рис. 23.4
1 1 1
т
Кнопки переходов по записям
И4 И
>
1


1 — Первая запись (First Record) — выполняет переход к началу таблицы;
2 — Предыдущая запись (Previous Record) — возвращает назад на одну запись;
3 — Поле номера записи или Индикатор записи (Record Indicator) — отобража-
ет номер текущей записи;
4 — Следующая запись (Next Record) — позволяет просмотреть следующую за-
пись;
5 — Последняя запись (Last Record) — обеспечивает переход в конец таблицы;
6 — Новая запись (New Record) — создает новую пустую запись.
Кнопки переходов по записям дублируют команды меню Правка (Edit), Пе-
рейти (Go To).

Запомните
Для переходе с ломощью-кловиатуры к первой или последней записи нажмите,
соответственно клавиши Ctrl+Нотэ или Ctrl+End, для перехода к предыдущей
последующей записи —-1<лавиши:Радеир или PageDown,


Перемещение между полями
Чтобы выбрать поле, щелкните его мышью. Для перемещения по полям ис-
пользуются клавиши управления курсором и приведенные ниже клавиши:
• Tab — перемещение к следующему полю справа;
• Shift+Tab — перемещение к следующему полю слева;
• Ноте — переход к первому полю;
• End — переход к последнему полю.
При перемещении по полям с клавиатуры Access автоматически выделяет
данные, содержащиеся в поле. Нажатие любой клавиши после выделения поля
Глава 23
452

отражается на всей записи. Чтобы удалить выделение щелкните поле мышью.
Выделение поля и записи подробно рассмотрено ниже в этой главе в разделе
«Ввод данных в таблицу и ее редактирование». Изменение настройки клавиату-
ры в Access рассмотрено ниже в этой главе в разделе «Ввод данных в таблицу
и ее редактирование».
Перемещение между полями в больших таблицах облегчает раскрывающий-
ся список Перейти к полю (Select Object) на панели инструментов Формат (Ре-
жим таблицы).

Просмотр больших таблиц
Горизонтальная полоса прокрутки позволяет просматривать таблицы
с большим количеством столбцов. Однако в ряде случаев нам надо постоянно
видеть определенные столбцы, например при просмотре таблицы заказов жела-
тельно закрепить столбцы Клиент и Код заказа.

Запомните
. Для постоянного отображения^ голбца таблицы rij;
откройте таблицу, щелкните в ЛюбЬй строке столбца, который должен постоянно
оставаться на экране, и выберите в 'меню Формат (formats команду Закрепил»
столбцы (Freeze Columns).

Повторите эту операцию с другим столбцом, если вы хотите постоянно ви-
деть на экране несколько столбцов. Если потребность в постоянном отображе-
нии столбца на экране отпадет, то выберет в меню Формат (Format) команду
Освободить все столбцы (Unfreeze Columns). Чтобы не загромождать отображе-
ние таблицы не интересующими вас столбцами, перетащите правую границу
столбца в области выделения так, чтобы она совпала с левой границей, и на-
жмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов. Столбец будет скрыт.
Для отображения на экране скрытых столбцов выберите в меню Формат
(Format) команду Отобразить столбцы (Unhide Columns),

Использование предыдущих версий Access
В Office XP был использован новый формат для баз данных, несовместимый
со старыми версиями. Поэтому база данных, созданная в Office XP или Offi-
ce 2003, не будет работать с базами данных, которые созданы в предыдущих
версиях. Предусмотрена возможность открытия баз данных, созданных в пре-
дыдущих версиях. Если все пользователи, работающие со старой версией, пере-
шли на новую версию, то желательно произвести преобразование форматов,
чтобы обеспечить использование новых возможностей.
Рекомендуется создать резервную копию базы данных, подлежащую преоб-
разованию, скопировав файл базы данных (файл MDB) на резервный носитель.
После создания резервной копию закройте базу данных, которая будет преоб-
разовываться. Храните копию до тех пор, пока не будет осуществлен оконча-
тельный переход к новой базе данных. Перед тем как начать преобразование
в другой формат сетевой базы данных Access, расположенной на сервере или
в общей папке, убедитесь, что она закрыта всеми пользователями.
Знакомимся с Microsoft Access 2003 453


Запомните
Для преобразования базы дсйных'А-ccess е другой формат выбери*ев меню-Сер- \
вис (Tools) команду Служебные программы (Database Utilities), подменю Преоб-^
разевать базу данных (Convert Database), и задайте формат, в который будет
производиться преобразование, например, в-формат Access 97 или в формат
Access 2002-2003.

В диалоговом окне База данных для преобразования (Database To Convert From)
выберите базу данных и нажмите кнопку Преобразовать (Convert). В диалого-
вом окне Преобразовать базу данных (Convert Database Into) введите с клавиату-
ры новое имя (без расширения .mdb) файла базы данных или укажите другую
папку файла базы данных. При использовании другой папки можно оставить
старое имя или задать новое.

Создание копий баз данных предыдущий форматов
в новом формате
Процесс создания копий баз данных (реплик), которые могут обмениваться
обновляемыми данными или реплицированными формами, отчетами или дру-
гими объектами, называется репликацией базы данных. Каждая копия базы
данных называется репликой, и каждая реплика содержит общий набор таблиц,
запросов, отчетов, форм, макросов и модулей. Каждая реплика может также со-
держать локальные объекты, которые существуют только в этой реплике. В ре-
пликах можно обеспечить синхронизацию изменений, внесенных в данные од-
ной из реплик, что облегчает совместное использование данных и распростра-
нение обновленных версий приложений.
Для преобразования набора реплик в новый формат создайте копию теку-
щей основной реплики и поместите копию на другой компьютер или полно-
стью изолируйте ее от остальных элементов набора реплик. Выполните следую-
щую последовательность действий:
• откройте базу данных перед созданием реплики;
• в меню Сервис (Tools) выберите команду Репликация (Replication) и под-
команду Создать реплику (Create Replica);
• нажмите кнопку Да (Yes) в ответ на вопрос о закрытии базы данных;
• в окне запроса о создании резервной копии базы данных нажмите кнопку
Да (Yes). (Это диалоговое окно выводится только при преобразовании
базы данных в основную реплику), резервная копия будет иметь то же имя
и расширение .bak;
• в диалоговом окне Размещение новой реплики (Location of New Replica) выбе-
рите место для размещения новой реплики, нажмите кнопку Приоритет
(Priority), введите приоритет реплики и нажмите ОК\
• в диалоговом окне Размещение новой реплики (Location of New Replica) уста-
новите флажок Запретить удаление (Prevent deletes), чтобы пользователи не
могли удалять записи из реплики.
При решшцировании базы данных все таблицы, запросы, формы, отчеты,
макросы и модули по умолчанию реплицируются вместе с данными.
Глава 23
454 .

Синхронизация данных в наборе реплик
Обмен обновляемыми данными реплик (копий баз данных) называют син-
хронизацией. Прямая синхронизация позволяет синхронизировать данные
в репликах, непосредственно подключенных к локальной сети и доступных
в общих сетевых папках. Отметим, что Access допускает синхронизацию без
прямых подключений через сервер Интернета.

Запомните
; • Для'выполнения синхррниэацдо баз дом-дох в меню Сервис {Tools) выберите.ко-

майды Репликация (Replication), Синхронизация (Synchronise Now). На застрою
О закрытии всех открытых-бш данных ответьте До (Yes)* После синхронизации на
' экрайе отобразится запрос о закрытий и повторном открытий'базы1 данных; :'

Создание базы данных
Приступая к созданию базы данных, необходимо знать ее назначение, какие
сведения она должна содержать. Следует определить, из каких она будет состо-
ять таблиц (тем), какие потребуются отчеты, уточнить формы, используемые
в настоящий момент для записи данных, и т.п., как они будут взаимосвязаны,
какие в таблицах будут поля. Запись таблицы должна полностью описывать
объект в соответствии с поставленной задачей.

Запомните
Базу данных можно создать различными способами, используя ссылки в разде-
лах Создание fffewjii Шаблоны в областизадач Создание файла .(Nev/ File)..

Для отображения области задач Создание файла в окне Microsoft Access
в меню Файл (File) выберите команду Создать (New) или нажмите одноимен-
ную кнопку на панели инструментов. С клавиатуры выбрать команду можно
нажатием на клавиши Ctrl+т (Ctrl+N).
Если в разделе Создание (New) щелкнуть ссылку Новая база данных (Blank
Database), то на экране отобразится диалоговое окно Файл новой базы данных
(File New Database) с предложением дать имя новой базе данных dbt, расшире-
ние .mdb и сохранить ее в папке Мои документы (My Documents). «1» добавля-
ется по умолчанию к присвоенному имени базе данных. Измените имя базы
данных или оставьте как есть и нажмите кнопку Создать (Create).
Создание базы данных с помощью шаблона
После щелчка ссылки На моем компьютере в области задач Создание файла
(New File) открывается диалоговое окно Создание (New), позволяющее выбрать
шаблон создаваемой базы данных (рис. 23.5). В правой части окна вы увидите,
как будет выглядеть база данных выделенного шаблона. Однако предваритель-
ный просмотр предусмотрен не для всех шаблонов.
В качестве примера, на вкладке Базы данных (Databases) выделим значок
Контакты (Contact Management) и нажмем кнопку ОК. На экране отобразится
окно, предлагающее сохранить создаваемую базу данных. После выполнения
этой операции появится окно Создание базы данных (Database Wizard), с сооб-
щением, что база данных «Контакты» будет содержать:
Знакомимся с Microsoft Access 2003 455


• Сведения о контактах (Contact information);
• Сведения о звонках (Call information).

Рис. 23.5
Шаблоны, предлагаемые для
создания базы данных




<< Предыдущая

стр. 82
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>