<< Предыдущая

стр. 83
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

Нажмите кнопку Далее (Next). В следующем окне необходимо определить,
какие таблицы будут входить в базу данных, и задать их структуру, т.е. выбрать
поля (столбцы) из'которых будет состоять каждая запись. Например, в списке
Таблицы базы данных (Tables in database) выберите Сведения о контактах
(Contact information) и установите флажки около тех подлей таблицы, которые
будут использоваться (рис. 23.6).

Рис. 23.6
Выбор таблицы базы данных
и ее полей куровон д<этф*итепьныв гаеяй «огут находиться в

Создать дополнительные поля?
; -Таблицы базы'даты х; Поля таблицы:


Сведения о звонках \У\Л»я
Типы контактов \У фамилия
Р Обращение
Р Адрес
ород
РРегион
Р Индекс
-.,
F Область




В следующем окне из списка Выберите вид оформления экрана (What style
would you like for style database) (рис. 23.7). Выбранный вид отображается в левой
части окна.
В следующих окнах Выберите вид оформления отчета на печати и Задайте
название базы данных (What would you like the title of the database to be) (рис. 23.8).
Это название будет приведено во всех формах и отчетах. После установки
флажка Добавить рисунок во все отчеты (Yes, ! I'd like to include a picture) вы смо-
жете выбрать растровый (bmp, dip) или векторный (wmf, emf) рисунок, который
будет помещаться во все отчеты. Для отображения на экране окна Выбор рисун-
ка (Insert Picture) нажмите кнопку Рисунок (Picture).
Глава 23
456


Рис. 23.7
Выбор вида оформления экрана

Камень
Международный
Наждачная бумаг
Официальный
Промышленный
Риесеая бупвга
Рисунок Суми




Создание баз данных
Рис. 23.8
Ввод названия базы данных Задайте название базы данные:




В последнем окне можно установить флажок Да, запустить базу данных (Yes,
start the database) и нажать кнопку Готово (Finish). Будет создан новый файл
базы данных, а на экране отобразится Главная кнопочная форма (Main
Switchboard) нового приложения (рис. 23.9). Внизу окна Microsoft Access отобра-
жено минимизированное окно созданной базы данных. Мастер поместил в но-
вую базу данных различные типы объектов: таблицы, формы, отчеты и т.п. (Бо-
лее подробно формы рассмотрены в главе 25.)
Назначение кнопок показанной на рисунке главной кнопочной формы:
• Ввод/просмотр формы «Контакты» (Enter/View Contacts) — открывает фор-
му Контакты;
• Ввод/просмотр других сведений (Enter/View Other Information) — открывает
кнопочную форму для форм (Reports Switchboard), которая имеет две кноп-
ки: одна открывает форму для добавления записей, другая — возвращает
в окно главной кнопочной формы;
• Просмотр отчетов (Preview Reports) — открывает форму, позволяющую
просмотреть и распечатать отчеты;
• Изменение элементов кнопочной формы (Change Switchboard Items) — позво-
ляет добавить в форму новые страницы или кнопки и изменить их;
Знакомимся с Microsoft Access 2003 457


Рис. 23.9
Главная кнопочная форма новой базы
данных




• Выход (Exit this database) закрывает базу данных, с которой вы работали,
оставляя на экране окно Microsoft Access.
В качестве примера на рис. 23.10 показана форма к базе данных, отображен-
ная на экране после нажатия кнопки Ввод/просмотр формы контакты
(Enter/View Contacts), Работа с формами рассмотрена в главе 25.

Рис. 23.10
Форма для новой базы
данных Контакты, созданная
с помощью главной
кнопочной формы




Сознание таблицы с помощью мастера
При создании таблицы следует руководствоваться следующими принципами:
• таблица должна содержать все необходимые сведения;
• сведения в таблице или между таблицами не должны дублироваться;
• каждое поле в таблице содержит конкретный факт по теме таблицы;
• данные следует разбить на наименьшие логические единицы, например,
имя, фамилия;
Таблицу можно создать несколькими способами:
1. С помощью мастера таблиц (Table Wizard).
2. В режиме конструктора таблицы (Table Design).
Глава 23
458

3. За счет импорта данных из внешних источников.
4. За счет связи с внешней таблицей.

Запомните
§ 'уО^йн из наиболее*, быстрыми простых способов ;создания та^лиу,— воспользр-,
:-• Зваться мастером^ ;который;\р6еопечивоет-отс^Ройдание лосле^оватеХьности?
'•"окон, п6зволяющих;шяг за шагом пройти все этапы'создания таблицы.

Мастера в Access являются удобным и эффективным средством построения
базы данных, таблиц, запросов, форм и т.д. Окно мастера таблицы можно ото-
бразить на экране несколькими способами:
1. В окне базы данных на панели Объекты (Objects) выбрать значок Таблицы
(Tables) и дважды щелкнуть значок Создание таблицы с помощью мастера
(Create Table By Using Wizard) (см. рис, 23.2).
2. В окне базы данных на панели инструментов нажать кнопку Создать
(New) (см. рис. 23.2) и в диалоговом окне Новая таблица (New Table) вы-
брать Мастер таблиц (Table Wizard) (рис. 23.11).
Рис. 23.11 Новая таблица
Выбор мастера таблиц в окне Новая таблица




После выбора в окне базы данных на панели Объекты (Objects) значка Таб-
лицы (Tables) и двойного щелчка значка Создание таблицы с помощью мастера
(Create Table By Using Wizard) (см. рис. 23.2), на экране отобразится окно масте-
ра таблиц. В этом окне положением переключателя выберите область исполь-
зования создаваемой таблицы Деловое применение (Business) или Личное приме-
нение (Personal) (рис. 23.12). Очевидно, что от области применения базы данных
зависит структура таблицы, используемые в ней поля.

Рис. 23.12
Выбор полей создаваемой
таблицы нескольким табгоад: &пи цр^нее неясно,, будет пи испояыова'гься dune или нвт,.п)?чшв
tire потев Тв&пицу, Егриасгюжно будет удалить поэйи^.


Цоля нолей таблицы;
Имя
КидТовара
Отчество
Фасялия
ОписаниеТовара
КодТигй
Список ра с сьцки КодПоставщика
Контакты СерннныйНочер
Клиенты НаСкладе .
Сотрудники Заказано
Знакомимся с Microsoft Access 2003 459

В списке Образцы таблиц (Sample Tables) выделите, какого типа таблица бу-
дет создана, в списке Образцы полей (Sample Fields) выберите, какие поля будет
иметь таблица.
Кнопки мастера таблиц, расположенные между списками имеют следующее
назначение:
• < — удаление выделенного поля таблицы;
• « — удаление всех полей таблицы;
• > — ввод выделенного поля таблицы;
• » _. ВВОд всех полей таблицы.
Выбранные поля переместятся в список Поля новой таблицы (Fields in my new
table). Переместить поле из одного списка другой можно не только кнопками,
но и двойным щелчком мыши.
При желании вы можете нажать кнопку Переименовать поле (Rename Field)
и ввести новое имя поля в появившееся на экране окно. В одну таблицу можно
последовательно ввести поля, предназначенные как для делового, так и для лич-
ного применения и из разных образцов таблиц. Имена полей не должны повто-
ряться. Если среди образцов полей нет нужного вам поля, то его можно создать.
Нажмите кнопку Далее (Next) и в следующем окне положением переключа-
теля выберите способ определения ключа (рис. 23.13):
• Microsoft Access автоматически определяет ключ (Yes set a primary key for
me) — ключевое поле задается автоматически. Кроме выбранных вами по-
лей таблица будет содержать поле Счетчик (AutoNumber).
• Пользователь определяет ключ самостоятельно (No, f'll set a primary key) -
ключевое поле выбирается,пользователем.
Рис. 23.13
Задание имени таблицы и выбор
способа определения ключа
Кгаочввоапоп«сдН1янвчно«1рвдел!Изт;йв!Д!ед;
таблицы гплЫиа тда^ ми нсиер-юй'зиак одгевна^а
опидвпяе»'';



выбйритв способ опред№»«яки<м*.

|| кн
г OTK'OSofE Йс<:»&йвт01ч«1 чес Определи** Knit
С QpFic-JOEatenb й^илвийт кмн с




Назначение ключевого поля рассмотрено ниже.
Введите имя таблицы или согласитесь с тем именем, которое предлагается
автоматически в поле Задайте имя для новой таблицы (What Do You Want To
name Your Table?).

Запомните
j . Имя таблицы, также как и имена полей, может содержать не боле© 64 букв,
|
•. пробелов^иЪпециальныхсимволараисключениемточки, восклицательного з*
:. ка-надстрочного символа, например;*, прямых кавычек и квадратных скобок, •
": Имя не должно начинаться С символа пробела, не должно включать управляю-,
щие символы (с кодами ASCII от 0 до 31);
Глава 23
460

Хотя имена полей, элементов управления и объектов могут содержать про-
белы и знаки препинания, их не рекомендуется включать в имена полей, осо-
бенно, если предполагается использовать данные совместно с другими про-
граммами. При некоторых обстоятельствах пробелы могут вызвать конфликты
в программах Visual Basic. В качестве разделителей слов можно использовать
прописные буквы или символ подчеркивания, например, имя поля Дата рож-
дения можно записать как Дата рождения.
Затем мастер определяет совпадающие поля в нескольких таблицах. В по-
следнем окне мастера создания таблицы задайте положение переключателя,
чтобы определить дальнейшие действия по созданию таблицы:
• Изменить структуру таблицы — предполагает внесение в таблицу новых
полей.
• Ввести данные непосредственно в таблицу — используется, если намечен
ввод данных в таблицу.
• Ввести данных в таблицу с помощью форм, создаваемых мастером — создает
форму для ввода данных.
На любом этапе создания таблицы после нажатия кнопки Готово (Finish) от-
кроется новая таблица.

Ключевое поле
Одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых одно-
значно определяет каждую запись в таблице, называется первичным ключом.
Ключевое поле позволяет избежать возникновения ошибок при вводе данных,
так как они в этом поле не могут повторяться. В качестве ключевого поля мож-
но использовать идентификационный номер, присваиваемый гражданам нало-
говой службой, серия и номер паспорта сотрудника.. Ключевое поле может со-
держать число или последовательность символов, позволяющих идентифици-
ровать каждую запись и избежать дублирования. Ключевое поле используется
для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов,
форм и отчетов.
Первичный ключ не может содержать пустых значений (Null) и всегда дол-
жен иметь уникальный индекс. В любой таблице желательно иметь одно или
несколько ключевых полей. Значение Null означает, что в поле нет никаких
данных, например, потому, что они неизвестны. Значение Null нельзя прирав-
нивать к строке, содержащей пробелы.

Запомните
-"• В'-бше данные Access могут использовался три типа ключевых полей; счетчик,


В специальном поле Счетчик (AutoNumber) каждой записи присваивается
уникальный для этого поля номер, который автоматически увеличивается с ка-
ждой новой записью (см. ниже раздел «Создание или изменение ключевого
поля»). Его можно использовать для нумерации записей по порядку.

<< Предыдущая

стр. 83
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>