<< Предыдущая

стр. 85
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

сво&цгние об ошибке ,
?ипьтр
Торядсксертировш
Имя псдтабпицы . . . . .
Пздч»«нмыэ ПОЛА
Основные галя
Высота пэдтаб/ииы . . .
Развернутая подтэЕпнц
Глава 23
466

• Подчиненные поля (Link Child Fields) — определяет имя связанного поля
подчиненной таблицы, если задано свойство Имя подтаблицы. Можно не
указывать значение этого свойства, если установлено значение Авто для
свойства Имя подтаблицы;
• Основные поля (Master Fields) — определяет для таблицы, стоящей по ие-
рархии выше рассматриваемой, имя связующего поля, если задано значе-
ние Имя подтаблицы',
• .Высота подтаблицы (Subdatasheet Height) — ограничивает максимальную
высоту вложенной таблицы, если задано значение для свойства Имя под-
таблицы;
• Развернутая подтаблица (Subdatasheet Expanded) — задает начальное ото-
бражение вложенной таблицы, если задано значение для свойства Имя
подтаблицы. После установки значения Да (Yes) таблица будет открывать-
ся со всеми открытыми вложенными таблицами;
• Ориентация (Orientation) — может быть Слева направо (Left-to-Right) или
Справа налево (Right-to-left).


Создание или изменение ключевого поля
Для создания в таблице ключевого поля типа Счетчик в режиме конструкто-
ра выполните следующие действия;
• выберите в столбце Тип данных (Data Type) значение Счетчик (AutoNum-
ber);
• на вкладке Общие в строке Новые значения (New Value) задайте Последова-
тельные (Increment);
• выберите команду Ключевое поле (Primary Key) в контекстном меню, по-
сле щелчка правой кнопкой мыши поля или нажмите кнопку Ключевое по-
ле (Primary Key) на панели инструментов Конструктор таблиц.
Другие способы создания ключевого поля в готовой таблице в режиме кон-
структора:
• установить в поле курсор и выбрать в меню Правка (Edit) команду Ключе-
вое поле (Primary Key);
• выделить одно или несколько полей, удерживая нажатой клавишу Ctrl,
и нажать кнопку Ключевое поле (Primary Key) на панели инструментов
Конструктор таблиц. Слева от каждого ключевого поля появится изобра-
жение ключа.
Если вы забудете создать ключевое поле, то Access напомнит об этом окном
с соответствующим предупреждением (рис. 23.18).

Рис.23.1в Microsoft Office Access
Окно,
предупреждающее, что in не заданы.

в создаваемой таблице ' Таблица должна i
Ключевое гола для установления связей с другими таблицами базы данных
ключевые поля не Ссэдагь '(пючебое пола сейчас?
заданы
Знакомимся с Microsoft AccessJOQ3 467


Создание индексов
Индексы используются для ускорения поиска и сортировки данных.При по-
иске записи СУБД ищет сначала нужное значение в индексе, а затем отбирает
записи по ссылкам. Различают простые и составные индексы. Простой индекс
создаются по одному столбцу, составные — по нескольким. Например, простой
индекс можно построить по столбцу Фамилия, составной — по столбцам Фами-
лия, Имя, Отчество.
Недостаток использования индексов — после добавления или удаления за-
писей следует обновить индекс. При большом количестве индексов это может
привести к замедлению работы.
Индексировать можно любые поля, кроме полей типа Мемо, Гиперссылка
и Поле объекта OLE.


Ввод данных в таблицу и ее редактирование
Для отображения на экране таблицы в окне базы данных выделите имя таб-
лицы в списке и выберите команду Открыть (Open) в меню Файл (File) или на-
жмите кнопку Открыть (Open) на панели инструментов.
•«J j J
•• B j
B
Запомните
." Если таблица отображена .на.эфане е режиме консщу&тора, томя перехода
.в окно просмотра данных таблицы выберите вменю Вид (View) кбманду Режим
; таблицы (Database Vfew).

Щелкните ячейку, в которую необходимо ввести данные. Введите данные
и нажмите клавиши Enter или Tab. Для перехода к пустой записи нажмите кла-
виши Ctrl + (символ «плюс») или нажмите кнопку перехода по записям Новая
запись (New Record) (см. рис. 23.4)
Изменение значений полей, добавление или удаление данных и поиск дан-
ных выполняется в режиме таблицы. Ввод новых данных в выделенное поле ав-
томатически заменяет старые. Количество вводимых символов зависит от раз-
мера поля, а не от ширины столбца. Текст не может быть разорван внутри ячей-
ки. В одной ячейке нельзя отобразить несколько строк текста.
Чтобы ввести одни и те же данные в несколько ячеек, выделите ячейки, на-
берите данные, а затем нажмите Ctrl+Enter. Для удаления данных в выделен-
ном поле нажмите клавишу Delete.

Запомните
,. Для ввода числа и дднныхток, чтобы онихранились как текстовые данные, перед
началом текста введите апостроф«'».

Например, чтобы ввести шифр компонента 06-02-11 в качестве текста, а не
значения времени, введите '06-02-11. Чтобы изменить формат ячеек, выберите
их и на панели -инструментов листа щелкните кнопку Панель свойств.
Глава 23
468 . ___


Форматы чисел
Хранящаяся в базе данных информация может быть по-разному отображена
на экране. Заданный для ячейки формат чисел определяет, каким образом ото-
бражаются числа в этой ячейке. При изменении формата числа, хранимое зна-
чение для числа не изменяется. В разделе Формат (Format) на панели свойств
таблицы можно выбрать следующие форматы чисел:
• Основной (General Number) — отображает число с выравниванием по пра-
вому краю без разделителя разрядов. Перед отрицательным числом ста-
вится знак минус. Отображает до II символов, включая десятичные точки
или символ «Е» и «+». Число, содержащее более И цифр перед разделите-
лем целой и дробной части, отображается в экспоненциальном формате.
Текст выравнивается по левому краю.
• Денежный (Currency) — используется для вывода денежных значений.
• Евро (Euro) — используется для вывода денежных значений, исчисляемых
в евро.
• Фиксированный (Fixed) — Отображает число с двумя десятичными знака-
ми. Например: 168,30.
• С разделителями разделов (Standard) — Отображает число с разделителем
групп разрядов и двумя цифрами справа от десятичного разделителя. В ка-
честве разделителя групп разрядов обычно используется точка или запятая
в зависимости от национальных стандартов, заданных с помощью панели
управления Windows в разделе «Язык и стандарты». Пример использова-
ния точки, соответствующий национальным стандартам английского язы-
ка США: 12.35. Запятая может использоваться в качестве разделителя
групп разрядов: 1,800.00.
• Процентный (Percent) — Отображает число, умноженное на 100, с двумя
десятичными знаками и знаком процента. Например, число 0,4914 ото-
бражается как 49,14%.
• Экспоненциальный (Scientific) --Отображает числа в экспоненциальном
представлении. Этот формат целесообразно использовать для чисел, со-
держащих более И цифр. Пример числа в экспоненциальной форме:
2,35Е+10.
Если ввести $2.45, автоматически будет применен денежный формат. Знак
евро помещается перед числом или после числа в соответствии с национальны-
ми стандартами для денежных единиц, установленным на панели управления
Windows. Чтобы ввести знак евро % , убедитесь, что включен режим Num Lock
клавиатуры, а затем наберите АН+0128 на цифровой клавиатуре.

Форматы паты
Полный формат даты отображает число как дату и/или время. Различают
следующие форматы даты:
• Полный формат даты (General Date) — в ячейке отображается дата с указа-
нием числа, месяца, года и время, например, 20.07.2001 18:20:23.
• Длинный формат даты (Long Date) — отображает дату с указанием числа,
месяца, года. Для года отводятся четыре цифры, например, 20 июля 2001 г.
Знакомимся ^Microsoft Access_2003 469

• Средний формат даты (Medium Date) — отображает дату, разделяя месяц
и число в соответствии с национальными стандартами, принятыми
в Windows. Для года отводятся две цифры. Пример: 20-янв-01.
• Краткий формат даты (Short Date) — отображает дату, используя краткий
формат даты, заданный в разделе «Язык и стандарты» панели управления
Windows, например: 25.01. 2001.
Для вставки текущей даты в режимах таблицы и формы нажмите клавиши
Ctrl+; (Ctrl+$).

Форматы времени
Различают следующие форматы времени:
• Длинный формат времени (Long Time) -- отображает время, используя
длинный формат времени, заданный в разделе «Язык и стандарты» панели
управления Windows с указанием часов, минут и секунд, например:
8:45:36.
• Средний формат времени (Medium Time) — приводит время суток без указа-
ния секунд. При вводе времени в 12-часовом формате, после значения
времени поставьте пробел и укажите АМшш РМ; например, РМ. Пример:
8:45 РМ.
• Краткий формат времени (Short Time) — отображает время суток в 24-часо-
вом формате, без указания секунд. Пример: 20:45.


Выделение записей или поля
Для выполнения некоторых операций редактирования записи: копирова-
ния, перемещения, удаления, ее необходимо выделить. В режиме таблицы за-
пись можно выделить следующими способами:
1. щелкнуть область выделения строки (см. рис.23.3);
переместить курсор в запись и выбрать в меню Правка (Edit) команду
2.
Выделить запись (Select Record);
3. переместить курсор в запись и нажать клавиши Shift+Пробел. Если надо
выделить несколько записей с клавиатуры нажмите клавиши Shift+Про-
бел, а затем Shift+стрелка-вверх или Shift+стрелка-вниз.
Для выделения всех записей выберите в меню Правка (Edit) команду Выде-
лить все записи (Select All Records) или нажмите клавиши Ctrl+A. Для выделе-
ния поля поставьте в него курсор и нажмите клавишу F2. Повторное нажатие
клавиши F2 отменит выделение поля.
Для выделения поля в режиме таблицы щелкните поле в-области выделения
поля (см. рис. 23.3). Для выделения поля в режиме конструктора щелкните об-
ласть выделения поля таблицы. Для выделения нескольких полей в режиме
конструктора щелкните область выделения для каждого поля таблицы, удержи-
вая нажатой клавишу Ctrl.


Редактирование записей
При редактировании записи в области ее выделения появляется изображе-
ние карандаша. Для возврата в первоначальное состояние поля, в котором на-
470 _^______ Глава 23

ходится курсор, после ввода в него символов выберите в меню Правка (Edit)
команду Отменить ввод (Undo Typing) или нажмите клавишу ESC. Чтобы вер-
нуть всю запись в первоначальное состояние, оставьте курсор в этой записи
и выберите в меню Правка (Edit) команду Восстановить текущее поле или за-
пись (Undo Current Field/Record) или перейдите в другое поле и выберите
в меню Правка (Edit) команду Восстановить запись (Undo Saved Record).
Копирование и перемещение записи выполняется с использованием команд
меню Правка (Edit) так же, как и в других программах (см. например, главу 4,
раздел «Перемещение и копирование фрагментов документа»).
Удалить запись можно следующими способами:
выделите запись и выберите в Правка (Edit) команду Удалить (Delete).
1.
2. выделите запись и нажмите клавишу Delete;
нажмите кнопку Удалить запись (Delete Record) на панели инструментов;
3.
4. поместите курсор в любое из полей записи и нажмите клавиши Ctrl+ -
(минус).
Команда Строки (Rows) в меню Вставка (Insert) в режиме конструктора по-
зволяет вставить новую строку над той строкой, где размещается курсор. Ко-
манду дублирует кнопка Добавить строки (Insert Rom) на панели инструментов.


Изменение структуры таблицы
В ряде случаев в процессе работы с таблицей обнаруживается, что следует
изменить ее структуру; нужно ввести новые поля, переименовать удалить или
изменить тип существующих, изменить имя ключевого поля. Изменение струк-
туры таблицы можно выполнять в режиме таблицы или в режиме конструктора.
Рекомендуется, сделать резервную копию таблицы до изменения ее структуры
с тем, чтобы избежать потери части данных.

Изменение структуры таблицы в режиме таблицы
Чтобы добавить поле, установить курсор в поле, расположенное слева от
места вставки, и выберите в меню Вставка (Insert) команду Столбец (Column).
Для удаления поля выделите ячейку в поле и выберите в меню Правка (Edit)
команду Удалить столбец (Delete Column).
Для изменения имени поля дважды щелкните область выделения этого поля
и введите новый текст или установите курсор в поле и выберите в меню Формат
(Format) команду Переименовать столбец (Rename column).

Изменение структуры таблицы в режиме конструктора
Если вы хотите изменить последовательность полей таблицы, ввести новые
или отредактировать имена, то в окне базы данных на вертикально располо-
женной панели Объекты (Objects) выберите значок Таблицы (Tables), выделите
имя редактируемой таблицы и перейдите в режим конструктора, выбрав в меню
Вид (View) команду Конструктор (Design View).
Знакомимся с Microsoft Access 2003 471


Форматирование таблицы
Как и таблицы созданные в других программах, таблицы Microsoft Access
можно форматировать: изменять ширину поле, высоту строк, применять раз-
личные шрифты. Методы форматирования те же, что и в Microsoft Word или
Microsoft Excel и подробно рассмотрены в главах 7 и 15. В качестве примера
укажем, что для изменения ширины столбца, поставьте курсор в этот столбец
и выберите в меню Формат (Format) команду Ширина столбца (Column Width).
На экране отобразится одноименное окно (рис. 23.19), в котором указывается
ширина столбца. Стандартная ширина столбца в американской версии равна
15,6667, в русской версии — 15,4111. Кнопка По ширине данных (Best Fit) подго-
нит ширину поля по самому длинному значению поля.

.•
Рис. 23.19 Ширина столбца

<< Предыдущая

стр. 85
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>