<< Предыдущая

стр. 87
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

нить в запросе, форме или отчете.

Целостность данных
Чтобы поддерживать связи между записями в связанных таблицах, и обеспе-
чить защиту от случайного удаления или изменения связанных данных исполь-
зуется ряд правил, который обеспечивает целостность данных. Целостность
данных позволяет предотвратить появление несвязанных записей. Обе взаимо-
связанные таблицы должны принадлежать одной базе данных Access.
Связанные поля должны иметь один тип данных. Два исключения сделаны
для поля счетчика: оно может быть связано с числовым полем, свойство кото-
рого Размер поля (FieldSize) имеет значение Длинное целое. Кроме того, поле
счетчика, свойство Размер поля (FieldSize) которого имеет значение Код репли-
кации, можно связать с числовым полем, если свойство Размер поля (FieldSize)
имеет значение Код репликации.
Для установки целостности данных база данных, в которой находятся табли-
цы, должна быть открыта. Для связанных таблиц из баз данных других форма-
тов установить целостность данных невозможно.
Для поддержания целостности данных в связанных таблицах при обновле-
нии или удалении записи в главной таблице, обеспечивается каскадное обнов-
ление или удаление всех связанных записей в подчиненной таблице или табли-
цах.


Сжатие и восстановление базы ланных
При внесении изменений в базу данных, ее файл становится фрагментиро-
ванным, при удалении записей из таблиц размер файла не уменьшается, По-
этому после внесения значительных изменений в базу данных рекомендуется
выбрать в меню Сервис (Tools) команду Служебные программы (Database
Utilities), Сжать и восстановить базу данных (Compact and Repair Database). По-
сле сжатия база данных будет записана на диск под тем же именем.


Экспорт и импорт данных
Экспорт таблиц в другие приложения


Если вы хотите -экспортировать таблицу1 в другие.. приложения например,
Microsoft Word или Microsoft Excel; to выберите в меню Файл (File) команду Экс-
порт (Export) и воображенном на экране диалоговом окне в раскрывающемся
списке Тип файла(5ауе as type) выберите Формат RTF (Rich Text Format) С.гЮ или
. Microsoft Excel 97 -2003 C.xls). Задайте имя файла и нажмите кнопку Экспорт всех.

Чтобы открыть таблицу в приложении Microsoft Excel без скрытых столбцов
и сохранив элементы форматирования, выберите в окне базы данных после от-
крытия таблицы в меню Сервис (Tools) команды Связи с Office (Office Links)
Знакомимся с Microsoft^ccess 2003 477

и Публикация в Microsoft Office Word (Publish it with Microsoft Office Word). Ко-
манды Связи с Office (Office Links) и Слияние с MS Word (Merge it with MS
Word) из этого же меню позволяет данные таблицы с документом Word и ис-
пользуется для печати писем и почтовых наклеек.
При пересылке таблицы по электронной почте не сохраняется форматиро-
вание таблицы, и скрытые столбцы не пересылаются. Для пересылки файла ис-
пользуется формат Excel BIFF.

Импорт данных в формате
Чтобы выполнить импорт таблиц из файла XML, выполните следующие
действия:
• Откройте базу данных, в которую будут импортироваться данные.
• Выберите в меню Файл (File) команды Внешние данные (Get External
Data), Импорт (Import).
• В диалоговом окне Импорт (Import) в раскрывающемся списке Тип файлов
(Files of Туре) выберите элемент XML.
• В поле Папка (Look in) выберите папку содержащую требуемый документ,
выделите его и нажмите кнопку Импорт (Import).

Упражнение
1. Создайте таблицу с помощью мастера таблиц (Table Wizard). Выберите
в окне базы данных на панели Объекты (Objects) значок Таблицы (Tables)
и дважды щелкните значок Создание таблицы с помощью мастера (Create
Table By Using Wizard) (см. рис. 23.2). Следуйте указаниям мастера таблиц.
2. Создайте таблицу в режиме конструктора. В окне базы данных на панели
Объекты (Objects) выберите значок Таблицы (Tables) и дважды щелкните
значок Создание таблицы в режиме конструктора (Create table in design
view) (см. рис. 23,2). Введите имена полей (Field Name), задайте их тип
данных (Data Type). Задайте свойства полей таблицы.
3. Создайте базу данных Кадры, содержащую следующую информацию: фа-
милия, имя, отчество сотрудника, его табельный номер, дата рождения,
адрес, семейное положение, номер отдела, должность, оклад. Разработай-
те структуру таблицы БД и укажите первичный ключ.
4. Проследите взаимосвязь между таблицами учебной базы данных, постав-
ляемой с Access (см. рис. 23.21), С этой целью выберите в меню Сервис
(Tools) команду Схема данных (Relationships) или нажмите одноименную
кнопку на панели инструментов в окне базы данных.

Выводы
1. Чтобы открыть таблицу, в окне базы данных на вертикально расположен-
ной панели Объекты (Objects) выберите значок Таблицы (Tables), в списке
имен таблиц базы выделите имя интересующей вас таблицы и нажмите на
панели инструментов кнопку Открыть (Open) (см. рис. 23.2).
2. Для преобразования базы данных Access в другой формат выберите
в меню Сервис (Tools) команду Служебные программы (Database Utilities),
подменю Преобразовать базу данных (Convert Database), и задайте фор-
478 Глава 23

маг, в который будет производиться преобразование, например, в формат
Access 97 или в формат Access 2002—2003.
3. Для выполнения синхронизации баз данных в меню Сервис (Tools) выбе-
рите команды Репликация (Replication), Синхронизация (Synchronize Now).
4. Базу данных можно создать различными способами, используя ссылки в
разделах Создание (New) и Шаблоны в области задач Создание файла (New
File).
5. В базе данных Access могут использоваться три типа ключевых полей:
счетчик, простой ключ и составной ключ.
6. Для создания таблицы в режиме конструктора в окне базы данных на па-
нели Объекты (Objects) выберите значок Таблицы (Tables) и дважды щелк-
ните значок Создание таблицы в режиме конструктора (Create table in de-
sign view) (см. рис. 23.2).
7. Проследить взаимосвязь между таблицами позволяет команда Схема дан-
ных (Relationships) в меню Сервис (Tools) или одноименная кнопка на па-
нели инструментов в окне базы данных.
8. Чтобы экспортировать таблицу в другие приложения, например, Micro-
soft Word или Microsoft Excel, выберите команду Экспорт (Export) в меню
Файл (File).
Глава 24
Использование запросов
для работы с данными


В этой главе рассмотрены различные методы отображения информации,
представленной в базе данных, методы исключения из просмотра записей, не
интересующих пользователя при решении поставленной задачи. Вы ознакоми-
тесь со следующими материалами:
• типы запросов и их создание;
• создание таблицы с помощью запроса;
• поиск и замена записи.
• применение сортировки и фильтра.

Типы запросов
Запрос позволяет получить из одной или нескольких таблиц базы данных
необходимую информацию, отвечающей заданному условию, выполнить вы-
числения над данными, добавить, изменить или удалить записи в таблице. На-
пример, запрос позволяет просмотреть в таблицах «Клиенты» и «Заказы» дан-
ные о клиенте и заказы, которые он разместил, подсчитать их стоимость. С по-
мощью запроса можно обновлять данные в таблице, добавлять и удалять
записи, Он может служить основой для формы или отчета.
Назначение запросов:
• выбор записей, отвечающих определенным критериям отбора без предва-
рительного открытия конкретной таблицы или формы;
• выбор таблиц, содержащих нужные записи, с возможностью последующе-
го добавления других таблиц;
• отбор полей, выводящихся на экран при отображении результирующего
набора записей;
• создание новой таблицы на основе данных, полученных из существующих
таблиц;
• обновление, добавление и удаление записей таблицах;
• выполнение вычислений над значениями полей.
В Access различают следующие типы запросов:
• запрос на выборку данных (Select query) — позволяет извлечь данные из
одной или нескольких таблиц согласно заданному критерию и отобразить
их в новой таблице;
Глава 24
480

• перекрестный запрос (Crosstab query) — суммирует в электронной таблице
данные из одной или нескольких таблиц. Они используются для анализа
данных, создания диаграмм;
• запрос с параметрами (Parameter query) — позволяет извлечь данные из
одной или нескольких таблиц согласно одному или нескольким парамет-
рам. Например, для поля, в котором отображаются даты, можно ввести
приглашения следующего вида «Введите начальную дату:» и «Введите ко-
нечную дату>, чтобы задать границы диапазона значений;
• запрос на изменение (Action query) — создают новые таблицы из запросов.
Они позволяют включить новые записи или удалить старые, внести в них
изменения с помощью выражений, встроенных в запрос;
• запрос SQL (SQL query) — основан на инструкциях SQL (Structured Query
Language — язык структурированных запросов). Язык SQL является стан-
дартом для большинства СУБД. В формате SQL в базе данных хранятся
все запросы.
Наиболее часто используемым типом запроса является запрос на выборку.
Например, из многостраничного железнодорожного расписания, вас могут ин-
тересовать только поезда, которые направляются в определенный город в за-
данно отрезке времени. Запросы на выборку можно также использовать для
группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей
и нахождения других типов итоговых значений. Внесенные в таблицу измене-
ния автоматически отображаются в запросе..
По результатам запроса создается временная таблица, которая хранится
в памяти компьютера. После сохранения запроса сохраняется только описание
его конструкции, а не данные, полученные в результате запроса. Сохраненный
запрос можно использовать многократно.

Запомните
• -Для просмотра результатов запроса в окне базы данных на вертикально=расло- :.
. ложенной панели Объекты {Objects) выберите значок-Залросы (Queries) и дваж-
ды щелкните имя запросов списке (рис. 24.1).

Рис. 24.1 № Борей - (Бор.й ; бы* дачных (форма. йсс.Н 200Q)!
Окно базы данных после
выбора значка Запросы на
панели Объекты

Создание ээрссэ е речлие конструктора
Соэдагие запроса с немощью мастера
Воборсчзта
Десять самы> afifacm Список имею1ии<с>1 товаро
СгксЖ товаров
Vvxv продэ* по объему Сумма продаж -с квартад
квартальное обсчеты Суьмы -рода* nci годам
СТра-щы
|5влрт&гыые обороты пэ lOBspa" <:ч?тэ
Макросы
И/иепты л пэставц!*и nc rozcasr* I авары по типам
Прода»и по ГАЗЭМ Тоедаь с йеной выие фед
Продажигюсстр>;дн1*ам истратим
Продажи пс тята^
Грмахпто 'wruwe 1»Э7
Использование запросов для работы^: данными 481


До выполнения некоторых запросов на экране могут отобразиться последо-
вательно два окна для ввода начальной и конечной даты, в течение которых бу-
дут отбираться данные (рис. 24.2).
Рис. 24.2 Введите значение параметра
Окно ДАЛ ввода начальной даты отбора данные
ФормьйПродажи по гадам Ша'чапьнаяДага




Запрос можно открыть в режиме таблицы (рис. 24.3) или в режиме конструк-
тора (рис. 24.8).

Рис. 24.3
Отображение
запроса
на выборку
в режиме
таблицы




27-11-1936 02-12-1996 Почта
"S-OM997 22-04-1997 Ространс
*!}>*




Создание запроса
Запрос можно создать с помощью мастера или в режиме конструктора. Как
обычно, наиболее простой способ построения запроса предусматривает ис-
пользование мастера. Режим конструктора (Query Design) позволяет задавать не
только условия выбора данных, но и порядок сортировки. Запросы сохраняют-
ся как отдельные объекты и отображаются в окне базы данных.

Сознание простого запроса с помощью мастера

Запомните
=* .Мастер простого запроса на выборку создает запросы для получения данных из
полей, выбранных в одной или нескольких таблицах или в запросах. G помощью
мастера можно тдкже вычислять суммы, количества и средние значения для всех
записей или определенных групп записей, а также находить максимальное и ми-
нимальное значение в поА|ь:'

Для открытия окна мастера запроса в окне базы данных на панели Объекты
(Objects) выберите значок Запросы (Queries) u дважды щелкните значок Создание
запроса с помощью мастера (Create Query By Using Wizard) (см. рис. 24.1). Другой
способ отображения мастера запроса описан ниже в разделе «Создание много-
табличных запросов».


16 Microsoft Office 2003
Глава 24
482

В окне Создание простых запросов (Simple Query Wizard) в раскрывающемся
списке Таблицы и запросы (Table/Query) выберите таблицы и запросы, поля ко-
торых будут использоваться в запросе (рис. 24.4). В списке Доступные поля
(Available Fields) дважды щелкните имена используемых в запросе полей. Эти

<< Предыдущая

стр. 87
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>