<< Предыдущая

стр. 89
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

рублей. В строку Условия отбора (Criteria) введите: >300.
Как правило, операторы сравнения используются в числовых полях или по-
лях дат, но они могут применяться и в текстовых полях. Например, если ввести
в текстовое поле условие отбора < 'П1, то будут выбраны значения поля, начи-
нающиеся после буквы «П».

Оператор LIKE
Если вы не уверены в написании какого-либо слова, то можете использовать
оператор LIKE и подстановочный знак. Напомним, что знак вопроса заменяет
один символ, а звездочка * — группу символов. Например, выражение: LIKE
П* выполняет поиск слов, начинающихся с буквы П. Выражение: LIKE П?Л
выполняет поиск слов, пел, пал, пол и т.п.
Под выражением подразумевается любая комбинация операторов, констант,
значений текстовых констант, функций, имен полей (столбцов), элементов
управления или свойств, результатом которой является конкретное значение.
Выполнение стандартных вычислений нап значениями поля
Одним из широко распространенных методов анализа табличных данных
является использование следующих итоговых функций для полей с числовыми
данными:
• Sum — вычисление суммы значений поля;
• Avg — определение среднего значения поля;
• Min — нахождение минимального значения поля;
• Мах — нахождение максимального значения поля;
• Count — подсчет количества записей поля (может применяться для всех
полей);
• StDav — расчет стандартного отклонения поля;
• Var — расчет изменения значений поля.
Выполнение групповых операций
Столбец итогов может содержать итоговые данные для всех записей таблицы
или сгруппированных по какому-нибудь принципу. Например, нас может ин-
тересовать максимальная или средняя цена товаров (поле Цена) каждого типа
(поле Тип), представленных в таблице. Для использования итоговых операто-
ров в указанной задаче выполните следующие действия:
• в запросной форме в строке Вывод на экран (Show) поставьте флажки в по-
лях: 7мл и Цена, которое будет использоваться для вычислений;
• выберите в меню Вид (View) команду Групповые операции (Totals) или на-
жмите одноименную кнопку на панели инструментов;
• установите курсор в поле, над значениями которого будут выполняться
вычисления, и выберите в ячейке Групповая операция (Total) требуемую
функцию;
• в меню Запрос (Query) выберите команду Запуск (Run).
Глава 24
488

С помощью запроса могут быть подсчитаны сумма (Sum) и среднее арифме-
тическое (Avg), найдены минимальное (Mm) и максимальное (Мах) значения
в поле. Закончив работу с запросом, можно сохранить его под каким-нибудь
именем.

Рис. 24.11
Составление запроса
с использованием групповой
операции




Расширение условий отбора

Запомните
. . Для расширения условий отбора можно использовать строку дай (or) в бланке
запроса.

Например, вы хотите узнать объем продаж дорогих (дороже 2500 руб.) и де-
шевых (меньше 500 руб.) заказов. Введите в ячейку Условия отбора (Criteria):
>2500, в ячейку или (or) <500. Условия, заданные в ячейке или, будут восприни-
маться как дополнительные.

Использование вычисляемого поля
Вычисляемое поле отображает данные, полученные в запросе по результа-
там расчета выражения. Значение поля пересчитывается при каждом измене-
нии выражения.

Запомните
:;
При составлении запроса с использованием вычисляемого поля введите -в ячей-
ку Лоле бланка запроса, имястолбца, в котором будут: представлены результаты
. вычислений, и после двоеточия выражение в квадратных скобках.

Например, если каждый заказ стоит 5 рублей и вы хотите вычислить стои-
мость всех заказов, сделанных каждым покупателем, то введите в ячейку Поле
выражение: Стоимость:[Количество заказов]*5.
Использование запросов для работы сданными 489

Построитель выражений

юмните
Для упрощения/процесса добавления в запрос "функций- констант, операторов
5щих выражений можно использовать Построитель выражений (Expression


Для отображения окна построителя выражений (рис. 24.12) выполните сле-
дующие действия:
• перейдите в режим конструктора запроса;
• в строке Условие отбора (Criteria) щелкните правой кнопкой мыши стол-
бец, для которого необходимо задать критерии отбора, и выберите в кон-
текстном меню команду Построить (Build) или нажмите одноименную
кнопку на панели инструментов.

Рис. 24.12 Построитель выражений
Построитель выражений
J+ «Вьрэжвнив» " яВьражЕние» а "Выражение» And |




'D Запрос Заказы
'Массивы
Таблицы
.| i Преобрззсеаниа
j
(И Запросы
.!ba;a данных

J
(И Forms ; Дата/врем я
И Reports _._ : По подмножеству
Обрабпгка ошибок
Финансоеые
., Общие
Борей Ш Проварка
Ма'вматичэсмле
,.,-.:--
,




Abs(number)




В верхней части диалогового окна построителя выражений расположено
поле, отображающее выражение по мере его создания. Access часто помещает
в это поле прототипы, заключенные в двойные угловые кавычки, вместо кото-
рых пользователь должен подставить нужные элементы. Следует либо ввести
соответствующее значение, либо выделить прототип, и заменить его на элемент
из правого списка.
В средней части окна построителя находится раздел, предназначенный для
создания элементов выражения. В нем расположены кнопки с часто используе-
мыми операторами. При нажатии на одну из этих кнопок построитель вставит
соответствующий оператор в текущую позицию поля выражения. Например,
вы можете нажать кнопку Like, чтобы не вводить это слово с клавиатуры.
В нижней части окна построителя находятся три поля. В левом поле выво-
дятся папки, содержащие таблицы, запросы, формы, объекты базы данных,
встроенные и определенные пользователем функции, константы, операторы
и общие выражения. В среднем поле задаются определенные элементы или
типы элементов для папки, заданной в левом поле. В правом поле выводится
список значений (если они существуют) для элементов, Например, если вы-
брать в левом поле Встроенные функции, то в среднем поле появится список
всех типов функций Microsoft Access, в правом поле будет выведен список всех
встроенных функций, заданных левым и средним полями.
Глава 24
490

Чтобы вывести полный список операторов, выберите папку Операторы
в нижнем левом поле и нужный тип в среднем поле. В правом поле будут выве-
дены все операторы выбранного типа. Возможен непосредственный ввод части
выражения в верхнее поле.
Для возвращения в бланк запроса нажмите кнопку ОК, Построенное выра-
жение будет вставлено в то поле, где расположен курсор. Имена полей при вво-
де в бланк запроса следует заключить в квадратные скобки


Запрос на обновление записей
Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих
таблицах. Он вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких
таблиц. Например, необходимо внести изменения в таблицу в связи с тем, что
на 10 процентов увеличивается зарплата сотрудников определенной категории.
Можно задать условия отбора, например, возрастает зарплата только тех со-
трудников, которые проработали больше трех лет.

Запомните
'" ] Для изменения группа записей с помощью.запроса на обновление откройте за-
••-прюс в реЖйгйе конструктора {см. выше раздел «Создание изапуск запроса»);
и выберите в мёнюДапрос (Query) команду Обновление (Update Query) или на?
˜ те стрелку рядо'цс кнопкой Тип запроса нашнели инструментов и выберите
энду Обновление.

Название окна запроса изменится на запрос на обновление (Update Query). Пе-
ретащите из списка полей в бланк запроса поля, которые нужно обновить или
которые должны использоваться в условиях отбора. Задайте условие отбора
в ячейке Условие отбора (Criteria).
Названия полей заключите в квадратные скобки. Для полей, которые необ-
ходимо обновить, введите в ячейку Обновление (Update To) выражение или зна-
чение, которое должно быть использовано для изменения полей. Чтобы про-
смотреть список записей, которые будут обновлены, нажмите кнопку Вид на
панели инструментов. Выводимый список не будет содержать новых значений.
Для возврата в режим конструктора запроса снова нажмите кнопку Вид на па-
нели инструментов. Завершите создание запроса в режиме конструктора. На-
жмите кнопку Запуск на панели инструментов, чтобы обновить записи.

Сознание многотабличных запросов
Запрос на базе нескольких связанных таблиц создается в той же последова-
тельности, что и из одной таблицы, только добавляется ввод имен дополни-
тельных таблиц.

Запомните
Для создания многотабличного запроса в окне базы Данных,на панели Объекты
.. (Objects) выберите -'значок; Запросы (Queries) (см. рис. 24,1;}-и нажмите кнопку
-/Создать (New), на панели "инструментов./ В диалоговом окне Новый запрос (New
; Query.) Сем. рис. 246) выделите Простой запрос (Simple Query Wizard) и нажмите
кнопку 'ОК,
Использование запросов для работы сданными 491


Укажите сначала имя первой таблицы или запроса, на котором должен быть
основан создаваемый запрос, выберите поля, данные которых нужно использо-
вать, а затем укажите дополнительную таблицу или запрос и выберите нужные
поля. Повторяйте этот шаг до тех пор, пока не будут выбраны все необходимые
поля.
В верхней части макета видны линии связи между таблицами, а в нижней
части на бланке запроса — имена таблиц и полей (рис. 24.13).

Рис. 24.13 f2 Борей - [Выбпр сч«та Запрос : аапрос на иыборку]
Многотабличный запрос •
гч




ааишлогнвмч КодТо&ам
Карз
КодГЬстаин




Готсво '




Редактирование запроса в режиме конструктора
Режим конструктора позволяет не только создать новый запрос, но и редак-
тировать существующий. В этом режиме можно добавлять поля, задавать поря-
док сортировки и условия отбора. Чтобы открыть запрос в режиме конструкто-
ра, перейдите в окно базы данных, на панели Объекты (Objects) выберите зна-
чок Запросы (Queries), выделите нужный запрос в правой части окна и нажмите
кнопку Конструктор (Design View) на панели инструментов (рис. 24.4). Если за-
прос уже открыт, то для перехода в режим конструктора в меню Вид (View) вы-
берите команду Конструктор (Design View) или нажмите кнопку Bud (View) на
панели инструментов.
Если вы захотите снять в запросе какое-либо поля, то в строке Вывод на эк-
ран (Show) снимите флажок в соответствующей ячейке. Чтобы удалить поле из
бланка запроса, щелкните область вьщеления столбца и нажмите клавишу
Delete.
Для изменения положения поля в запросе поместите указатель в область вы-
деления столбца, он примет вид жирной стрелки, направленной вниз. Щелк-
ните мышью в области вьщеления и переместите выделенный столбец, удержи-
вая нажатой кнопку мыши.

Печать отчета по данным, полученным в результате запроса
Таблицу, полученную по результатам запроса, можно напечатать, выбрав
в меню Файл (File) команду Печать (Print). Рекомендуется сначала просмот-
реть отчет в окне Предварительный просмотр (Print Preview).
Глава 24
492


Поиск и замена данных
Поиск информации в базе данных путем просмотра большой таблицы, со-
держащей тысячи записей, займет много времени. Access предлагает несколько
способов поиска или замены нужных данных при выполнении поиска конкрет-
ного значения, одной записи или группы записей:
• прокрутить таблицу или форму либо ввести номер нужной записи в поле
номера записи (см. рис. 24.3);
• провести автоматизированный поиск конкретных записей или определен-
ных значений в полях с помощью диалогового окна Найти и заменить

<< Предыдущая

стр. 89
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>