<< Предыдущая

стр. 90
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

(Find and Replace), которое отображается на экране после выбора команды
Найти (Find) в меню Правка (Edit);
• временно изолировать с помощью фильтра и просмотреть определенный
набор записей в таблице или открытой форме;
• просмотреть определенный набор записей из одной или нескольких таб-
лиц базы данных, удовлетворяющий заданным с помощью запроса усло-
виям. Запрос позволяет работать с набором записей независимо от кон-
кретной формы или таблицы.

Поиск и замена значения в поле таблицы

Запомните
Для поиска значения в поле-таблицы выберите- команды Найти <Find) в меню
.= Правка (Edit). Команду ду0лируютг1<лавиши:СТР1+Р или кнопка Найти (Fintf) на па-.
мели инструментов.' На экране отобразится диалоговое" окно Найти и заменить
(Find and/?@р/ас@Дрис, 24.14).

Выберите объект в режиме таблицы или форму для поиска по всем полям во
всех записях. Для ускорения поиска поставьте курсор в поле, по которому будет
проводиться поиск, или в раскрывающемся списке Поиск в (Look in) выберите
поле для поиска. Слово или фразу введите в поле Образец (Find What). Нажмите
кнопку Найти далее (Find Next).
Поиск только в текущем поле, особенно в индексированном поле, обычно
выполняется быстрее. Первичный ключ таблицы индексируется автоматиче-
ски. Создание индексов для полей с некоторыми типами данных не допускает-
ся. Быстрее всего операция поиска выполняется по полному значению поля
или по первым символам в одном индексированном поле. Если приходится
часто выполнять поиск в одном и том же неиндексированном поле, для этого
поля полезно создать индекс.
Раскрывающийся список Совпадение (Match) содержит три позиции, опре-
деляющих тип совпадений:

Рис. 24.14 Поиск и замен'
Поиск информации в базе данных




Г СУ*тсн[
Использование запросов для работы сданными 493

• С любой частью поля (Part of Field) — производит поиск информации, часть
которой совпадает с представленной в таблице, например, по образцу
«ань» будут найдены города Казань, Рязань и т.п.
• Поля целиком (Whole Field) — искомая информация должна полностью
совпадать с той, которая приведена в поле.
• С начала поля (Stan of Field) — искомая информация должна быть пред-
ставлена в начале поля, например, по образцу «нев» будет найдена Нева,
а не Кишинев.
• Раскрывающийся список Просмотр (Search) — позволяет выбрать направ-
ление поиска: Вверх (к первой записи), Вниз (к последней записи) или Все
(во всей таблице).
• Флажок С учетом регистра (Match Case) — задает поиск с учетом регистра
символов при сравнении с образцом, заданным в поле Образец.
• Флажок С учетом формата полей (Search Fields As Formatted) — устанавли-
вают для поиска данных в указанном формате отображения (например,
дата, сохраненная в формате 05.01.92, может выводиться как 05-янв-92).
Такой поиск является обычно самым медленным. Снимите флажок для
поиска данных по их значению.
Если требуется заменить конкретные значения, обнаруженные при поиске,
откройте вкладку Заменить (Replace). Более подробно операции поиска и заме-
ны описаны в главе 4.


Использование индексов
Для повышения скорости сортировки и поиска записей можно проиндекси-
ровать отдельное поле или комбинацию полей. Индекс — это средство, уско-
ряющее поиск и сортировку в таблицы за счет использования ключевых значе-
ний, которое позволяет обеспечить уникальность строк таблицы. Первичный
ключ таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индек-
сов для полей с некоторыми типами данных.
Первичный ключ запрещает ввод в поле повторяющихся значений, Однако
запрет на ввод повторяющихся значений может потребоваться и для других по-
лей. Например, чтобы не повторялись номера пропусков сотрудников. Для не-
скольких полей, ввод в которые повторяющихся значений должен быть запре-
щен, можно использовать составной индекс. При создании индексов можно
использовать поля разных типов.
Для одной таблицы Access позволяет создать до 32 индексов, из которых
пять могут быть составными. Составной индекс может включать до 10 полей.
С увеличением количества индексов уменьшается скорость добавления новых
записей, так как каждая новая запись требует добавления к ней индексов.

Создание индекса для одного поля
Создание индекса для одного поля покажем на примере таблицы «Товары»,
Откройте ее в режиме конструктора. В верхней части окна нажмите кнопку вы-
деления поля, для которого необходимо создать индекс (рис. 24.15). В нижней
части окна на вкладке Общие (General) выделите ячейку Индексированное поле
(Indexed) и установите значение Да (Допускаются совпадения) (Yes (Duplicates
QK)), если допускает дублирование данных для выбранного поля. Значение Да-
Глава 24
494

(Совпадения не допускаются) (Yes (No Duplicates OK)) не допускает совпадения
ни для каких двух записей значения этого поля.

Рис. 24.15 ?3 Борей • [Товары : таблица]

Выбор свойства индексированного .:ймва Ь* в˜
поля
(-' • • •" •. Т ; '
Д11ИИШ1ИВШГТ1ШШДИ1ДИ1
ШПДИИ˜Т""ТИ1П111ИШ1'| il
совпадает ее **ai-&veM поп* 'Чо^Го таащча" в-габ/
совпадав! ее эна^нниеи папя "Ho^Ti/fia" в тэбпще Т.
р, в ищчкаи по ?•* бутылш, З'Питровоя йуть.


(ЙЩИв Пода,




Mad-a ввода
Подпнь




1 совпадвшя)!




Сознание составного инпекса
Для создания составного индекса откройте таблицу в режиме конструктора
и на панели инструментов Конструктор таблиц нажмите кнопку Индексы
(Indexes). Откроется окно Индексы, содержащее информацию обо всех индексах
таблицы. На рис. 24.16 это окно показано для таблицы Заказано. В первой пус-
той строке столбца Индекс (Index Name) введите имя индекса. Для этой строки
можно использовать либо имя одного из индексируемых полей, либо другое
подходящее имя.

Рис. 24.16 • Индексы: Товары X
Создание составного индекса инлао: : i• . . 1ЖЫДОК LOC.' HDDBhl к
КсдТоээрз По всзрзст»- -i
КодПостаещика •По возрастай
КодПостаещига
КсдТипа КодТии it Еозра;-а.(
КсдТовара КсдТсвара •Поанрастан Я
Своис'ва индекса

Да
Ключевое попе
as
Уин-эльныи индекс
Нет
Г(юп(чх пустых лслай •




В столбце Имя поля (Field Name) нажмите кнопку раскрытия списка и выбе-
рите первое поле, для которого необходимо создать индекс. В следующей стро-
ке столбца Имя поля (Field Name) укажите второе индексируемое поле. Оставьте
пустым для этой строки поле Индекс (Index Name). Повторите эти действия для
всех полей, которые необходимо включить в индекс. Допускается использовать
до 10 полей.
В верхней части окна индексов выберите новое имя индекса..В нижней части
окна индексов в ячейке Уникальный индекс (Unique) выберите значение Да.
Отметим, что после создания индекса по умолчанию будет использоваться
порядок сортировки По возрастанию (Ascending). Чтобы сортировать некоторые
Использование запросов для работы сданными 495

поля по убыванию, установите для этих полей в столбце Порядок сортировки
(Sort Order) значение По убыванию (Descending).


Выбор условий сортировки
Современные СУБД позволяют различным образом отобразить содержа-
щуюся в них информацию без изменения действительного размещения дан-
ных. Одним из наиболее эффективных методов упорядочивания данных по за-
данным полям является сортировка. В процессе сортировки текстовые записи
можно сортировать в алфавитном порядке. Числовые, денежные, временные
данные можно сортировать по возрастанию или убыванию, например, работ-
нику коммерческой фирмы могут потребоваться сведения, кто из клиентов сде-
лал наиболее дорогие заказы.
Записи можно сортировать в режиме таблицы или в режиме формы. Более
наглядно результаты сортировки отображаются в режиме таблицы. Если вы по-
пытаетесь закрыть таблицу после сортировки, то появится запрос: «Сохранить
изменения макета или структуры таблицы (Do you want to save changes to the
design of query)» После закрытия формы измененный порядок сохраняется авто-
матически.
Сортировка записей осуществляется в соответствии с порядком ключевых
полей в бланке в режиме конструктора таблицы. Если необходимо указать дру-
гой порядок сортировки без изменения порядка ключевых полей, то сначала
определите ключ, а затем нажмите кнопку Индексы (Indexes) на панели инстру-
ментов и в окне Индексы (Indexes) и укажите другой порядок полей для индекса
с именем PrimaryKey.

Запомните
1
Для сортировки данных по одному лолю в режим© формь* или в режиме таблицы.
: установите в этом поле курсор и .^выберите в.меню Зсшиси (Records) команды
Сортировка (Sort), Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка
по убыванию (Sort Descending). Команды дублируют "кнопки Сортировка по воз-
растанию (SortAscending)Гили Сортировало убыванию (SortDescending)на па-



Сортировка по нескольким полям опновременно
Вы можете выделить в таблице два или несколько соседних столбцов, а за-
тем выполнить по ним сортировку. В форме возможна сортировка записей
только по одному полю. Набор условий, применяемых для отбора подмножест-
ва данных или для их сортировки, называется фильтром.
Для сортировки данных в таблице по нескольким полям выберите в меню
Записи (Records) команду Фильтр (Filter), Расширенный фильтр (Advanced
Filter, Sort). На экране отобразится окно, в верхней части которого отображен
список всех полей таблицы (рис. 24.17). Это окно используется для выбора по-
лей, по которым будет выполняться сортировка. Можно перетащить мышью
названия полей из списка в строку Поле (Field). Названия полей, по которым
будет производиться сортировка, можно выбрать в строке Поле (Field) из рас-
крывающегося списка. (Подробнее работа с окном списка рассмотрена ранее
в разделе «Создание запроса* настоящей главы.)
Глава 24
496


El Борей • [ТоварыШильтр! ; фильтр]
Рис. 24.17
Окно, позволяющее выполнить
сортировку по нескольким полям
одновременно




В Access сначала сортируются записи, расположенные в самом левом столб-
це, затем в следующем столбце справа и т.д. Условия сортировки: по возраста-
нию, по убыванию и т.д. задаются в строке Сортировка (Sort),
После задания условий сортировки выберите в меню Фильтр (Filter) коман-
ду Применить фильтр (Apply Filter). Для отображения не отсортированной таб-
лицы выберите в меню Записи (Records) команду Удалить фильтр (Remove
Filter, Sort). Если фильтр создается в форме или таблице, в которой уже есть
фильтр, оставшийся от предыдущего сеанса работы, то новый фильтр замещает
его.


Применение фильтра
Фильтром называется набор условий, применяемых для отбора или сортиров-
ки данных. Применение фильтра позволяет ограничить количество просматри-
ваемых записей и отобрать только те записи, которые удовлетворяют заданным
условиям. Фильтры не сохраняются после закрытия таблицы или формы, поэто-
му их приходится создавать заново после открытия таблицы или формы.
Для проведения отбора по определенным условиям укажите таблицу или
форму и поле, по которому будет производиться фильтрация записей. Напри-
мер, вас могут интересовать сотрудники фирмы, проработавшие в ней 5 лет.
В Access поддерживаются различные способы отбора записей с помощью
фильтров. Ниже рассмотрены два способа фильтрации: фильтр по выделенно-
му фрагменту и расширенный фильтр.

Фильтр по выделенному фрагменту
В некоторых случаях нам надо найти в базе данных только те записи, кото-
рые содержат выделенное значение и служит образцом для отбора. Например,
существует большая таблица с данными об автомобилях.. Выделим в таблице
поле 2109 в столбце Машины ВАЗ. При фильтрации по выделенному в таблице
фрагменту останутся только записи о ВАЗ 2109.
Использование запросов для работы с даннь1ми 497


Запомните
Для выполнения фильтрации выделите это.значение и выберите в меню Записи,
(Records) команду Фильтр (Filter), Фильтр по выделенному (Filter By Selection) или
нажмите кнопку Фильтр, по выделенному (Filter By Selection) нсгпонёли инструмент-
тов.

С помощью фильтра можно также отобрать те записи, которые в данном поле
не содержат выделенное значение. Для создания фильтра выделите значение,
щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду Исключить выделенное
(Filter Excluding Selection). Применительно к рассмотренному выше примеру по-
сле проведения фильтрации с исключением выделенного в столбце Машины ВАЗ

<< Предыдущая

стр. 90
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>