<< Предыдущая

стр. 94
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

5. Вводимое в вычисляемое поле выражение должно начинаться со знака
равенства (=).
6. Применение в форме таких элементов управления как списки и поля со
списком, позволяет выбирать нужные значения, а не вводить их, что об-
легчает работу пользователя и уменьшает количество ошибок.
Глава 26
Отчеты, страницы доступа
к данным, макросы,
настройка базы данных
Access 2OO3


В этой главе вы познакомитесь со следующими вопросами:
• создание отчета и страницы доступа к данным;
• работа с табличными данными в Интернете;
• создание и запуск макроса;
• использование модулей в Access;
• установка пароля;
• настройка параметров работы Access.

Общие сведения об отчете
Отчетом называется организованная и отформатированная информация,
взятая из базы данных и предназначенная для вывода на печать. Он может
иметь вид таблицы или оформлен по разработанной пользователем свободной
форме. Отчет позволяет выбрать критерии, согласно которым извлекается ин-
формация из базы данных. Его можно дополнить рисунками, диаграммами,
комментариями.
В отчете можно группировать и сортировать данные, представить данные на
диаграмме, вычислить итоговое значение, например, определить выручку, по-
лученную от продажи товаров на определенную дату. Отчеты позволяют задать
внешний вид отображения информации в отпечатанном виде. Их можно ис-
пользовать для анализа данных и передачи их в другие организации. Отчет
можно отправить по электронной почте, опубликовать в Интернете.
Отчет можно создать на базе одной или нескольких таблиц или запросов.
Большая часть сведений в отчете поступает из базовой таблицы, запроса или
инструкции SQL, являющейся источником данных для отчета. Остальные све-
дения отчета хранятся в его структуре. В проекте Microsoft Access можно созда-
вать формы и отчеты для базы данных SQL Server при помощи тех же инстру-
ментов, что используются для их создания в базе данных Microsoft Access.
Глава 26
516


Просмотр отчета


Для просмотра отчета перейдите в окно- этой базы данных и на вертикально рас
положенной вошли Объекты .(OblQcts) выделите значок- Отчеты (Reports} (см.
рис, 23,2). Щелкните имя отчета в списке в правой части окна.

Нажмите правую кнопку мыши при просмотре отчета, выберите команду
Несколько страниц (Multiple Pages), а затем задайте число страниц для отобра-
жения.
В качестве примера рассмотрим отчеты, представленные в учебной базе дан-
ных Борей, поставляемой с Access. При попытке открыть некоторые отчеты,
может появиться окно, предлагающее ввести условия отбора данных, напри-
мер, даты, определяющие отчетный период (рис. 26.1).

Рис. 26.1
Окно, предлагающее ввести начальную и конечную
даты отбора данных для отчета Начальная лага,

,,. Конечная дата:




Отчет открывается в режиме предварительного просмотра (рис. 26.2).
В верхней части виден заголовок отчета: Суммы продаж по годам. Кнопки пане-
ли инструментов Предварительный просмотр позволяют распечатать отчет,
отобразить одну страницу отчета (One Page), две (Two Pages) или несколько
(Multiple Pages), публикацию в Word и анализ в Excel. Степень увеличения мож-
но выбрать от 10 до 200% в раскрывающемся списке Масштаб (Zoom).

Рис. 26.2
Отображение отчета на экране




Сознание автоотчета
Чтобы создать отчет, выделите таблицу или запрос в окне базы данных и вы-
берите в меню Вставка (Insert) команду Автоотчет (AutoReport) или на панели
инструментов в раскрывающемся списке кнопки Новый объект (New Object) вы-
Отчеты, страницы доступа к данным, макросы, настройка базы данных Access 2003 517


берите Автоотчет (AutoReport). В результате будет создан отчет, содержащий
все поля таблицы или запроса, расположенные в столбик {рис. 26.3).

Ш1Х1
Рис. 26.3 ИЗ Борей - [Доставив]

ии 1ИЕ!™^
Отчет, созданный после выбора l 11 т
• • • ^ Д ^ -- - ^'
• • И в - ^ ^ ^ '^ •" ^
команды Автоотчет

1
I
Код доставки

Название Ространс
-
Телефон (D95) 972-9631

2
Код доставки

Название Почта
<МГТ ,.|н| < (
Страница:
:
'' " MJM -/
Гетоео




Сознание отчета с помощью мастера
Для более полного контроля над формой отчета можно использовать масте-
ра отчетов. Чтобы запустить мастера, сначала отобразите на экране окно Новый
отчет (New Report) (рис. 26.4), одним из следующих способов:
• выделите таблицу или запрос в окне базы данных и выберите в меню
Вставка (Insert) команду Отчет (Report);
• выделите таблицу или запрос в окне базы данных и выберите Отчет
(Report) в раскрывающемся списке кнопки Новый объект (New Object) на
панели инструментов;
• в окне базы данных на вертикально расположенной панели Объекты
(Objects) выделите значок Отчеты (Reports) и нажмите кнопку Создать
(New) на панели инструментов в верхней части окна.

Рис, 26.4
Диалоговое окно, позволяющее выбрать
метод создания отчета
:Детаотчат: астолбец
:двтаот^ет: пенточ*,»!
:
Мастер диаграмм
двтсна wscffie создание [Почтовые на^дайш
отиета на основе
выфанньи попеД. -




Выйерлтэ а «ачестеа «т Очникз
дан-ых таблицу или ээгрос:




Назначение элементов списка окна Новый отчет:
• Автоотчет в столбец (AutoReport: Columnar) —- позволяет отобразить поля
отчета в столбик;
• Автоотчет ленточный (AutoReport: Tabular) — позволяет расположить име-
на полей в виде заголовков столбцов таблицы, а записи в ее строках;
Глава 26
518

• Мастер диаграмм — предоставляет большие возможности при составле-
нии отчета, в который можно вставить диаграммы;
• Почтовые наклейки (Label Wizard) — запускает мастера создания наклеек.
В нижней части окна выберите в качестве источника данных в раскрываю-
щемся списке таблицу или запрос. После выбора элемента списка Мастер от-
четов (Report Wizard) и нажатия кнопки ОКна экране отобразится окно Созда-
ние отчетов (Report Wizard) (рис. 26.5). Выделите нужное поле щелчком мыши
в списке Доступные поля (Available Fields) и нажмите кнопку с изображением
правой стрелки «>» между списками. Выделенное поле переместится в правый
список Выбранные поля (Selected Fields), Выбранные поля будут отображены
в отчете в виде строк.
В раскрывающемся списке Таблицы/Запросы (Tables/Queries) можно выбрать
несколько таблиц или запросов, из которых будут выбраны поля для отчета.
В следующем окне мастера в зависимости от выбранных полей может пред-
лагаться группировка записей (рис. 26.6). Нажмите кнопку Группировка (Grou-
ping Options).
На экране отобразится диалоговое окно Интервалы группировки (Grouping
Intervals). Уровень группировки определяет уровень вложенности конкретной
группы в отчете. Вложенные группы образуются при группировке наборов за-

Рис. 26.5 Соэдвниг отчетов
Выбор полей для отчета с помощью Выберите гопя АЛЯ отче is.
мастера
Йспуоявтст выбср неоям™ «йпщ




. . ••




Длрвс
Страна




Рис. 26.6 Создание о;чете
Окно, предлагающее выполнить Добавить уровт грулшед»си?
группировку записей в отчете
Адрес, Страна, Телефон



Страна
Телефон




Уровя*
Отчеты, страницы доступа к данным, макросы, настройка базы данных Access 2003 519

писей по нескольким полям, выражениям или источникам данных группы.
Первому уровню группировки присваивается номер 0; всего допускается суще-
ствование до 10 уровней группировки в отчете. Текстовые поля могут группи-
роваться по первой букве, по первым трем буквам и т.д. Access выведет в отчете
вместе поля, имеющие одинаковые значения, например, в поле Должность
(ContactTitle) могут быть сгруппированы все записи, в которых представлены
начальники отделов.
Если не требуется создание особых интервалов группирования, то в списке
Интервалы группирования (Grouping Intervals) выберите Обычный (Normal).

Рис. 26.7 Интервалы группировки
Задание интервалов группировки Задаете нгобюдимьВ интфй»»! группировки полей, ОК. .]

Поля rCTnvpoBw: . ИЛВреали фупжровя*; Отивна |
v




по 1-сД букве
по 2 первые 5у|Фаи
по ЭпфаьибУБам
пе« первым б;лвам
пс 5 первым б-КЕЭн



На следующем этапе определяется, в каком порядке: по возрастанию или
убыванию будут сортироваться поля (рис. 26.8). Поле, имеющее самый высо-
кий приоритет сортировки, выбирается в раскрывающемся списке 1. По умол-
чанию поля сортируются по возрастанию. Для сортировки по убыванию на-
жмите кнопку справа от поля. Кнопка работает как переключатель и при по-
вторном нажатии порядок сортировки изменится на противоположный.
Записи в группе можно сортировать по четырем полям по возрастанию или
убыванию. В списке полей отсутствует ключевое поле, в котором записи сорти-
руются автоматически.
Нажмите кнопку Итоги (Summary Options) и на экране отобразится окно, по-
казанное на рис. 26.9. Установкой соответствующих флажков вы можете при-
вести в отчете в качестве итоговых значений поля сумму (Sum), среднее ариф-
метическое (Avg), минимальное (М'т) и максимальное значение (Мах). Эти
поля будут добавлены в конце отчета.

Рис. 26.8 Создание отчетов
Выбор порядка сортировки полей Выберите пррмок соршрсе-м И вычисления, выполняемые для записей.

сортировка записей по возрастании игн
по убьЕЯ(*м>, вкгшчанхцая до Ч полай.


одТсейра по возраст***)


•J

<< Предыдущая

стр. 94
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>