<< Предыдущая

стр. 95
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

покарает»*»
Глава 26
520


Рис. 26.9
Выбор итоговых полей для
Какие итоговые значения иэсб>одимсгвыч1л«»1ть7
вычислений в отчете
Попе Sum A*g Mir Max

" Цена J? f? Г˜ Г"
.- Показать

• *•* лзнныа и

^ с* ртакпи-

Г" Вычислить




Положением переключателя в разделе Показать (Show) позволяет отобра-
зить в отчете данные и итоги (Detail and Summary) или только итоги (Summary
Only).
В следующем диалоговом окне мастер предлагает выбрать один из шести
предлагаемых видов макета для отчета(рис. 26. ГО). Выбранный вид отображает-
ся в левой области окна. По умолчанию в диалоговом окне установлен флажок
Настроить ширину полей для размещения на одной странице (Adjust the field width
so all fields fit on a page), что обеспечит лучшее использование пространства лис-
та. В рамке Ориентация (Orientation) положением переключателя предлагается
выбрать расположение листа при печати. Подробно этот вопрос рассмотрен
в главе 12, в разделе «Печать документа».

Рис. 26.10 Срэдание отчетов
Выбор вида макета для отчета Выберите вид манэта для отчета.

Ориентация




г
; г струили г
j ! .(* QD nSGOMf Kp*d I
! '. С по пввому 4fato2




j ?7 Настроить tin»*tt попей для
размещения на одно




Далее-> Сотово




В следующем диалоговом-окне выбирается стиль отчета (рис. 26.11). Вы-
бранный стиль отображается в окне предварительного просмотра в левой об-
ласти окна.
В последнем диалоговом окне вам предлагается задать имя отчета. В зависи-
мости от положения переключателя вы можете Просмотреть отчет (Preview the
Отчеты, страницы доступа к данным, макросы, настройка базы данных Access 2003 521


Рис. 26.11 Создание отчетов
Выбор стиля отчета Выберите требуемьй ст




Далее >




report) или Изменить макет отчета (Modify the report design). По умолчанию по-
сле нажатия кнопки Готово (Finish) мастер отобразит отчет в окне предвари-
тельного просмотра.
Установка флажка Вывести справку по работе с отчетом (Display Help on
working with report?) приведет к отображению соответствующей темы справки.
Сведения в отчете могут быть разбиты на разделы. Каждый раздел имеет опре-
деленное назначение.
Рис. 26.12 Создание отчетов
Задание имени отчета




Указаны все сведении, неоохгэдиньв для создания отчета с
помощью мастера.
Дальнейшие действия :




' a




Г" ВЫВЕСТИ справку пэ работе е отчетом?




Сознание отчета в режиме конструктора
Режим конструктора предоставляет наибольшие возможности в создании
отчета.

Запомните
,. •. Для того чтобы открыть отчет в режиме конструктора перейдите в окно базы доН
' • ных,' выберите значок Отчеты (Reports) в списке Объекты (Obje.cts), выберите rpe-i
буемый отчет и нажмите кнопку Конструктор (Design View) или в диалоговом окне
." Новый отчет (New ?©pGrf;'!(рис." 26:4) выберите элемент1 списка: Конструктор
Глава 26
522

Если отчет уже открыт, то для перехода в режим конструктора нажмите
кнопку Вид на панели инструментов. Часть формы, отчета или страницы досту-
па к данным, например, заголовок, примечание или область данных называется
разделом. В режиме конструктора размещаемые в отчете разделы видны в виде
полос.

Рис. 26.13
Отображение отчета
в режиме конструктора




Списоктовгров по алфавиту




Разделы печатаются следующим образом:
• Заголовок отчета (Report Header) — печатается в верхней части первой
страницы отчета.
• Верхний колонтитул (Page Header) — печатается в верхней части каждой
страницы.
• Заголовок группы (Group Header) — используется для выделения каждой
группы, если предполагается группировать отчет, например, по датам.
• Область данных (Details) — содержит данные, которые печатаются для ка-
ждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет.
• Примечание группы (Group Footer) — помещается в конце группы или запи-
сей при распечатке таких расчетов как промежуточные или итоговые сум-
мы.
• Нижний колонтитул (Page Footer) — отображается в нижней части каждой
страницы. Обычно содержит такую информацию как номер страницы,
дата, информация об авторе.
• Примечание отчета (Report Footer) — печатается под нижним колонтиту-
лом на последней странице отчета.
Для создания связи между отчетом и его исходными данными применяются
элементы управления. Ими могут быть поля, содержащие имена или числа,
надписи для заголовков. Поля можно помещать в любой раздел отчета, но, как
правило, их размещают в области данных. Чтобы добавить в поле рамку текста,
перетащите ее из списка полей таблицы или запроса, на основании которого
сделан отчет, в отчет.
Способ отображения сведений в каждом разделе определяется расположе-
нием элементов управления, такие как надписи и поля. Выделите элементы
управления: поле, флажок, прямоугольник или кнопка, которые будут разме-
Отчеты, страницы доступа к данным, макросы, настройка базы данных Access 2003 523


щены в отчете. В меню Формат (Format) выберите команду Группировать
(Group). Отметим, что для создания группы нужно выделить хотя бы два эле-
мента управления,

Создание подчиненного отчета
Подчиненный отчет можно создать в существующем отчете, можно добавить
существующий отчет в другой отчет в качестве подчиненного. Если подчиненный
отчет должен быть связан с главным отчетом, то сначала убедитесь в правильности
установленных связей между таблицами. Связь обеспечивает соответствие запи-
сей, выводящихся в подчиненном отчете, записям в главном отчете.
Для создания подчиненного отчета в существующем отчете выполните сле-
дующие действия:
• перейдите в окно базы данных и на вертикально расположенной панели
Объекты (Objects) выделите значок Отчеты (Reports). Щелкните в списке
объектов в правой части окна отчет, которая будет использоваться для
главного отчета, и нажмите кнопку Конструктор (Design View) на панели
инструментов;
• убедитесь, что кнопка Мастера на панели элементов нажата. Для того что-
бы вывести или скрыть панель элементов, выберите в меню Вид (View) ко-
манду Панель элементов (Toolbox) или нажмите одноименную кнопку на
панели инструментов;
• нажмите кнопку Подчиненная форма/отчет (Subform/Subreport) на панели
элементов;
• выберите в отчете место, в которое нужно поместить подчиненный отчет;
• следуйте инструкциям диалоговых окон мастера подчиненных отчетов
(рис. 26.14);
• нажмите кнопку Готово (Finish) для добавления в отчет элемента управле-
ния подчиненного отчета.

РИС. 26.14 ер подчиненны- отчетов
Диалоговое окно мастера Создать подшнтную 4срму ллл подчинанде отчет можно пибо из
подчиненных отчетов им&сщвйся фсдоы, либо на основе та&щ и запюссе.



в данные нвобюдииоиоючпь в го* чиненную форму или
S отчет?

Г имякшикя 1 & | и
а иы

(• Вяеющчася от четы и формы

Irtrorn предан по обиму Отчет
Каталог Отчет
Наклеим для к/ментов Отчет
Подчиненный дня катанка От чат
Подчиненный для продаж по Отчет
Подчерти дпя продаж no OTUBI
дохи по годам Qruet




Создание отчета на базе нескольких таблиц
Так же как запросы и формы, отчеты могут отображать данные из несколь-
ких связанных таблиц. Данные из базовой таблицы выводятся в главном отчете,
Глава 26
524


из других таблиц — в подчиненном отчете. Подчиненный отчет содержит дан-
ные, относящиеся к данным в главном отчете.
Главный отчет основан на таблице с первичным ключом, а подчиненный от-
чет основан на таблице, содержащей поле с таким же именем, как и у этого
первичного ключа, и с таким же или совместимым типом данных. Например,
если первичный ключ базовой таблицы главной формы имеет тип данных
«Счетчик», а его свойство Размер поля (FieldSize) имеет значение Длинное целое,
то соответствующее поле в базовой таблице подчиненной формы должно иметь
тип данных «Числовой» со свойством Размер поля (FieldSize), имеющим значе-
ние Длинное целое.

Экспорт отчета
Для отправки отчета в электронном виде его можно конвертировать в копию
видеоизображения (snapshot). Откройте отчет и выберите в меню Файл (File)
команду Экспорт (Export). В диалоговом окне Экспорт файла в раскрывающем-
ся списке Тип файла (Save as Type) выберите строку Снимок (Snapshot Format),
укажите имя файла и нажмите кнопку Экспорт.


Страницы доступа к данным
Запомните
Страницы доступа к данным (DAP/pafa Access Pages) представляют собой спе-
циальный тип:ееб-страниц.;.Оии; предоставляют' пользователю аеб-интерфейс
1
форм и отчетов Access и используются при публикации данных в Интернет © или
интрасетм. Их мсй<на просматривать в окне Internet Explorer.

Желательно использовать Microsoft Internet Explorer версии 5.5 и старше, так
как более ранние версии не позволяют выбирать и работать с несколькими эле-
ментами управления или не отображают некоторые свойства и панели инстру-
ментов.
Страницы доступа к данным могут содержать не только отформатированную
статическую информацию, но и иметь вид динамических страниц, что позволяет
пользователям создавать запросы к базе данных, извлекать или изменять требуе-
мые данные. Они создаются на базе таблиц, запросов, форм, отчетов и могут
включать данные из других источников, например, Microsoft Excel.
Страница доступа к данным записывается как файлы Dynamic HTML
(DHTML) в отдельный файл, который имеет расширением .htm, а не .mdb, как
остальные объекты, и хранится за пределами Access. В окно базы данных авто-

<< Предыдущая

стр. 95
(из 106 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>