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( 47 .)



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Navigating in Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Navigation Aids . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
What If You Don™t See the Navigation Aids? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
More Peachtree Accounting Terms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Getting Help with Peachtree Accounting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Using Peachtree Accounting Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Review of Lesson I . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Quitting Peachtree Accounting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Lesson II”Basic Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Setting Up Tutorial Global Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Backing up the Sample Company Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Restoring the Sample Company Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Entering Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Using Data Lookup Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Entering a New Record. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Editing a Record. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Displaying and Printing a Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Using Action Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Entering a To Do Action Item . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Entering an Event Action Item . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Using the Action Item Log. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Choosing a Peachtree Accounting Color Scheme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Review of Lesson II . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Lesson III”General Ledger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Beginning the Lesson. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Working with the Chart of Accounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Entering an Account. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Making a Prior Year Adjustment (Beginning Balance). . . . . . . . . . . . . . 78
Entering Budgets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Posting Transactions to the General Ledger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
The General Ledger and General Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
General Journal Entry. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82


iii
Table of Contents
Getting Started Guide


Accounting Periods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .83
Changing Accounting Periods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84
Review of Lesson III . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86
Lesson IV”Accounts Payable. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .88
Beginning the Lesson . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .88
Accounts Payable Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89
Maintain Vendors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .90
Entering a Discount . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .91
Entering a Purchase Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .92
Printing Purchase Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .95
Purchases/Receive Inventory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .96
Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101
Printing Checks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104
Display the Vendor Ledger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106
Display or Hide General ledger Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107
Review of Lesson IV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108
Lesson V”Accounts Receivable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110
Beginning the Lesson . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110
Accounts Receivable Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111
Quotes, Sales Orders, and Sales Invoices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112
Entering a Quote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112
Proceed with Entering the Quote. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116
Converting the Quote to a Sales Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118
Editing the Sales Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .119
Entering the Sales Invoice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121
Printing Invoices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .124
Understanding Backorders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .125
Entering a Cash Receipt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .127
Analyzing Customer Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .129
Using the Collection Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .129
Review of Lesson V . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .130
Lesson VI”Payroll. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .133
Beginning the Lesson . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .133
Payroll Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .134
Default Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .135
Maintain Employees . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .137
Payroll Entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .138
Using the Payroll Register. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .140
Print Paychecks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .141
Analyzing Employee Earnings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .143
Review of Lesson VI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .143
Lesson VII”Inventory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .145
Beginning the Lesson . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .145
Tracking Inventory Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .146
Setting Up an Inventory Item . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .146
Inventory and Purchases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .150
Inventory and Sales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .151


iv
Inventory Adjustments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Maintaining Item Prices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Review of Lesson VII . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Lesson VIII”Job Costing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Beginning the Lesson. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Job Costs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Setting Up a Job . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Copying a Job ID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Job Costing and Purchasing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Job Cost and Payroll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Job Costing and Sales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
Job Cost Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Review of Lesson VIII . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Lesson IX”Company Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Beginning the Lesson. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Memorized Transactions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
User IDs and Passwords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
Audit Trail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
Removing User/Password Protection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
Review of Lesson IX. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Lesson X”Time & Billing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
Beginning the Lesson. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
Restoring the Sample Company Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
Setting Up Tutorial Global Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
Changing the System Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
The Time & Billing Process. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
Recording Time Tickets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
Entering a Time Ticket. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
Using a Weekly Time Sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
Recording Expense Tickets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
Entering Billable Expense Tickets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
Entering a Non-Billable Expense Ticket . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
Entering a Reimbursable Expense . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
Using Time and Expense Tickets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
Pay Our Employee . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
Reimburse Our Employee for Out-of-Pocket Expenses . . . . . . . . . . . . 204
Record the Company Check Issued to the Outside Printer . . . . . . . . . 205
Bill Our Customer for the Work Completed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
What Happens Next?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
Review of Lesson IX. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211




v
Table of Contents
Getting Started Guide


Appendix Converting Quicken Data to Peachtree Accounting
A Understanding the Conversion Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .214
Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .214
Converting from Quicken 99 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .215
Exporting Quicken Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .216
Preparing for the Quicken Export . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .216
Reviewing Payee and Class Names . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .216
Reviewing Accounts and Categories. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .216
Printing Quicken Checks and Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .217
Creating a Directory for the Exported Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .217
Exporting Data from the Windows Version of Quicken . . . . . . . . . . . . . . .218
Exporting Data from the MS-DOS version of Quicken. . . . . . . . . . . . . . . .219
Checking What You™ve Exported . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .220
Create a New Company in Peachtree Accounting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .221
Setting Up a New Company . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .221
Completing Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .223
Deleting Default Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .223
Make a Backup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .223
Importing Quicken Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .224
Stepping Through the Quicken Import Process. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .224
Converting Quicken Accounts and Categories. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .225
Selecting Quicken Accounts to Convert (Part 1 of 6). . . . . . . . . . . . . . .226
Selecting Quicken Categories to Convert (Part 2 of 6). . . . . . . . . . . . . .228
Converting Quicken Payee and Class Names . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .230
Converting Quicken Payees to Peachtree Vendors (Part 3 of 6) . . . . . .231
Converting Quicken Payees to Peachtree Customers (Part 4 of 6) . . . .232
Converting Quicken Classes to Peachtree Jobs (Part 5 of 6) . . . . . . . . .233
Converting Quicken Payees to Peachtree Employees (Part 6 of 6) . . . .234
Balancing Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .235
What to Do After Importing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .235
Setting Up Necessary Accounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .236
Setting Up Sales Tax Information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .239
Identify Unnumbered Payment Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .239
Posting Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .240
Checking the Results . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .240
Getting Acquainted . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .240
Troubleshooting the Quicken Conversion. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .241
Frequently Asked Questions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .241

Appendix Converting QuickBooks Data to Peachtree Accounting
B Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .246
Preparing for the QuickBooks Conversion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .247
Setting up QuickBooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .247
Back up our QuickBooks company data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .248
Converting a QuickBooks Company . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .249
Stepping Through the Conversion Process. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .249



vi
What QuickBooks Data Is Converted . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
Field Comparison Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
Converting Address Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
Converting Company Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
Converting Chart of Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258
Converting Customers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
Converting Sales Taxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
Converting Vendors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
Converting Payroll Setup Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Assign W-2 Payroll Fields in Peachtree Accounting . . . . . . . . . . . . . . . 266
Assign Payroll Fields for EmployEE- and EmployER-Paid Taxes . . . . 267
Set Up Local Taxes after Converting from QuickBooks . . . . . . . . . . . . 268
Converting Employees. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
Converting Inventory Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Converting Jobs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
After Converting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
Understanding Balances after Converting from QuickBooks . . . . . . . . . . 277
Setting Up a Cash-Basis Company. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278
Troubleshooting the Conversion from QuickBooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
Common Errors. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
“No Name” Displays as Company Name after the Conversion . . . . . . 280
Accounts Do Not Have Account Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
Retained Earnings Account Not Found . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
Accounts Payable and Accounts Receivable Accounts Not Found . . . 281
Company Already Exists and Cannot be Converted . . . . . . . . . . . . . . . 281
Troubleshooting Error Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281
Comparing QuickBooks to Peachtree. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282
Accounting Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282
Inventory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
Inventory Costing Method. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
Company Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
Tasks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284




vii
Table of Contents
Getting Started Guide




viii
1
Introducing and
Installing Peachtree
Accounting
Introducing Peachtree Accounting
About This Guide 2
System Requirements 3
Contents of the Peachtree Accounting Package 4
Contents of the Peachtree Accounting
Compact Disc 4

Installing Peachtree Accounting
Installing Peachtree Accounting 5
Installing Online Documentation 7
Installing Peachtree Accounting on a Network 8
Network Considerations 8
Installing on a Client/Server Network 9
Installing on a Peer-to-Peer Network 11
About Record and File Locking 14

What™s Next?
Registering Peachtree Accounting 17
Practicing with Sample Data and Tutorials 18
Peachtree Technical Support 21
Uninstalling Peachtree Accounting 23
Troubleshooting Installation 24
1 Introducing and Installing Peachtree Accounting
Getting Started Guide



• Introducing and Installing
Peachtree Accounting •
Introducing Peachtree Complete Accounting Release 7
Welcome to Peachtree Complete Accounting”the award-winning
accounting solution for small business success. Peachtree Complete
Accounting contains all the powerful accounting features of Peachtree
Accounting plus more complex accounting tools such as Job Costing, Fixed

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