<< Предыдущая

стр. 42
(из 65 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

ными и определяются характером происшедших изменений.
Но от момента возникновения изменения до соответствую­
щего действия реализуется управленческий цикл. Если изме­
нения существенные и требуется незамедлительная реакция

Вышестоящая
организация


Дирекция



1 -е отделение 2-е отделение 3-е отделение


Управляемый
процесс

Рис. 9 . 1 . Пример двухуровневой подсистемы управления
250 Раздел 9 Разработка и контроль реализации решений



подразделения (организации), то управленческий цикл должен
реализовываться за минимально возможное время.
Естественно, что время следуюшей за изменением реакции
зависит от характера изменения и сложности решения, иерар­
хического уровня подразделения, принимаюшего решение,
степени необходимого согласования и т. д.
Время, необходимое для принятия соответствуюш,его упра­
вленческого решения, характеризует минимальный управлен­
ческий цикл для данного типа решений.
Время, затрачиваемое организацией на принятие необходи­
мых управленческих решений и их реализацию, наряду с эф­
фективностью ее действий характеризует адаптивные свойства
организации.
Если время минимального управленческого цикла меньше,
чем время, необходимое для своевременной реакции на про­
исшедшее изменение, то подразделение (организация) может
функционировать успешно в складывающейся обстановке.
Если же время, которым располагает подразделение (органи­
зация) для адекватной реакции на происшедшие изменения, мень­
ше времени минимального управленческого цикла, то оно теряет
управляемость, что чревато значительными потерями.
Конечно, способность организации оперативно реагировать
на изменения условий ее функционирования, возможности ее
адаптации к изменяющимся условиям функционирования оп­
ределяются не только быстротой реакции и эффективностью
ответных действий.
Необходимо также учитывать возможности организации
оперативно и эффективно реагировать на все основные изме­
нения условий, которые могут происходить одновременно и
на которые практически одновременно надо реагировать.
При этом не следует забывать, что необходимо своевремен­
ное и эффективное выполнение запланированного объема ра­
бот.
Если на менеджера, управляющего подразделением органи­
зации или организацией в целом, обрушивается шквал проб­
лем, относительно которых необходимо принять своевремен­
ные и эффективные решения, положение становится трудным.
Менеджер должен иметь возможность обратиться за помо­
щью к оперативно и эффективно работающим экспертам, хо­
рошо представляющим возникающие проблемы и имеющим
положительный опыт их решения. А значит, они практически
должны работать в штате самостоятельного структурного под-
Тема 2 Реализация решений в организации 251



разделения, что связано с дополнительными материальными и
организационными трудностями.
Это не всегда оправданно, особенно если изменения возни­
кают спонтанно, нерегулярно и нельзя заранее предвидеть их
характер, а значит, и состав экспертов, которые должны при­
нимать участие в подготовке управленческих решений.
Как же быть? Немалую помощь менеджеру могут оказать
специально разрабатываемые компьютерные системы сопровож­
дения управленческого процесса [4].
Созданию компьютерных систем сопровождения управлен­
ческого процесса или адаптации универсальной системы со­
провождения для конкретного структурного подразделения
должны предшествовать анализ его деятельности и разумная
формализация процесса выработки управленческих решений.
Приведем математическую модель рационального распре­
деления усилий и времени менеджера при управлении ситуа­
цией, в которой возникло много проблем. В такой ситуации
одним из основных является умение менеджера сосредоточить
внимание на наиболее важных проблемах, которые обеспечат
устойчивое развитие и выживание организации либо наиболее
эффективное ее функционирование. Это задача оптимального
распределения времени менеджера в процессе управления де­
ятельностью организации.
Пусть 7* — лимит времени, которым располагает менеджер
для решения проблем, непосредственно связанных с измене­
нием условий функционирования организации. Этот лимит
определяется с учетом времени, необходимого менеджеру для
управления организацией по обеспечению достижения поста­
вленных перед организацией целей при осуществлении ее ос­
новной деятельности.
Если же его оказывается недостаточно для решения проб­
лем, возникающих в связи с изменением условий функциони­
рования организации, необходимо оценить сравнительную
важность ранее запланированных работ и решить задачу раци­
онального распределения времени менеджера с учетом необхо­
димости решения как проблем, связанных с осуществлением
основной деятельности организации, так и проблем, связан­
ных с изменением условий функционирования организации.
Каждая возникающая проблема с номером /, принимаю­
щим значения от I до я (я — число проблем, требующих ре­
шения), требует для своего решения времени ?,..
252 Раздел 9 Разработка и контроль реализации решений



Важность проблемы характеризуется коэффициентом С.. И
пусть имеется пороговое значение С*, которое характеризует
максимально допустимую суммарную весомость нерешенных
проблем, превысив которое организация теряет управляе­
мость.
Тогда задача выживаемости организации при необходимо­
сти решать проблемы, связанные с изменением условий ее
функционирования, может быть сформулирована следующим
образом:

с*>|;сд,, (9.1)

(9.2)
Ifi^i-

Переменная задачи Л^. = 1, если менеджер выделяет время
для решения /-й проблемы, и А = О — в противном случае.
^
Выполнение условия (9.1) гарантирует, что допустимое по­
роговое значение, характеризующее не решенные менеджером
проблемы, не будет превышено, т. е. выживаемость организа­
ции с точки зрения эффективности процесса управления будет
обеспечена.
А выполнение условия (9.2) гарантирует, что при решении
возникающих перед организацией проблем лимит времени ме­
неджера, предназначенный для решения этих проблем, не бу­
дет превышен.
Таким образом, совместное выполнение условий (9.1) и
(9.2) гарантирует, что при имеющемся резерве времени менед­
жера может быть решено достаточное число проблем, чтобы
обеспечить выживаемость организации в изменившихся усло­
виях.
Решение этой задачи целесообразно на компьютере. Соот­
ветствующие пакеты стандартных программ для персональных
компьютеров имеются.
Решение задачи (9.1), (9.2), иногда называемое планом, поз­
воляет исходя из оценок сравнительной значимости проблем и
времени, необходимого для их решения, указать тот перечень
проблем, решив которые организация обеспечит себе выживае­
мость в изменившихся условиях. Это будут как раз те пробле-
Тема 2 Реализация решений в организации 253


МЫ, переменные которых в результате решения задачи примут
значения, равные 1.
Может возникнуть ситуация, когда задача с условиями
(9.1), (9.2) не имеет решения, т. е. когда, располагая указан­
ным резервом времени, менеджер не в состоянии решить про­
блемы, гарантирующие выживание организации.
Тогда следует увеличить лимит времени менеджера, предна­
значенный для решения проблем, возникших в связи с изме­
нением условий ее функционирования, возможно, за счет вре­
мени, предназначенного для управления основной деятельно­
стью организации, но только не за счет времени, необходимо­
го для решения жизненно важных проблем, связанных с ос­
новной деятельностью.
Для этого возможно делегировать часть управленческих пол­
номочий менеджерам или подразделениям организации менее вы­
сокого иерархического уровня.
Если же необходимое наращивание управленческих ресур­
сов за счет перераспределения невозможно, то ситуация ста­
новится неуправляемой.
Задача перераспределения управленческих полномочий
также может быть представлена в виде математической мо­
дели.
Обозначим через D. оценку сравнительной важности едини­
цы управленческой работы (например, это может быть прове­
дение совещания, ознакомление с обзором конъюнктуры рын­
ка, решение кадровых вопросов и т. д.), которую должен вы­
полнить менеджер для обеспечения основной деятельности
организации.
Через К обозначим переменную, соответствующую у-й еди­
нице управленческой работы менеджера. Индекс j принимает
значения от 1 до т, где т — число единиц управленческой ра­
боты, которую может выполнить менеджер.
Переменная Y равна 1, если соответствующая единица уп­
равленческой работы будет выполнена менеджером, и О — в
противном случае.
Через t: обозначим время, необходимое менеджеру для вы­
полнения единицы управленческой работы с номером/
Естественно, что время, необходимое менеджеру для реше­
ния проблем, возникших в связи с необходимостью выполне­
ния основной управленческой работы, которая не может быть
делегирована другим менеджерам и является жизненно важ­
ной, не должно включаться в лимит времени Т.
254 Раздел 9 Разработка и контроль реализации решений


Тогда задача рационального распределения времени менед­
жера для выполнения основных управленческих функций и
решения проблем, возникших в связи с изменившимися усло­
виями функционирования организации, может быть сформу­
лирована следуюшим образом:
я т
^ С Д , + 2 ^ ; ^ . -max,
'•-' >' (9.3)
при ограничениях
и т
Т' >^tiXi + ^tjYj^ (9.4)
/-1 У-1



С'>|;СД,, (9.5)
(=1


Xj = 1 или О,
Yj = 1 или 0.
Решив эту задачу, мы можем оптимизировать состав выпол­
ненных менеджером основных управленческих работ и решен­
ных проблем, возникших в связи с изменившимися условия­
ми функционирования.
При этом выживаемость организации, если оценка важно­
сти возникших проблем и допустимого порогового значения
важности нерешенных проблем верна, будет гарантирована.
Для организации управленческий цикл начинается либо с воз­
никновения проблемы, вызванной изменением условий ее функци­
онирования, либо в соответствии с установившейся периодично­
стью принятия управленческих решений, либо в соответствии с
реализацией принятых организацией планов.
Для подразделения организации управленческий цикл начина­
ется с момента получения задания от вышестоящей управленче­
ской структуры.
И в первом, и во втором случаях управленческий цикл начина­
ется с анализа поступившей информации.
В первом случае это информация о возникшей проблеме,
степени ее важности, возможных подходах к ее решению, об
ожидаемых последствиях.
Тема 2 Реализация решений в организации 255


Во втором случае это информация о задании, возможных
способах его выполнения, об условиях выполнения, имею­
щихся и необходимых ресурсах, о его специфических особен­
ностях.
Организация в целом и ее структурное подразделение име­
ют общие цели, но могут иметь и различные цели в части ре­
ализации делегированных им полномочий и в вопросах, каса­
ющихся условий выполнения задания.
Поэтому в реальной практике управления организациями в
управленческом цикле предусматривается согласование целей
вышестоящей и нижестоящей структур с приоритетом общих
стратегических и тактических целей организации.
После уточнения целей, стоящих перед организацией (под­
разделением), и планов их последовательной реализации орга­
низация (подразделение) определяет способы выполнения по­
ставленных задач.
На этом этапе осуществляется декомпозиция управленче­
ских задач между конкретными исполнителями, в качестве ко­
торых могут выступать и структурные подразделения органи­
зации, и отдельные исполнители в соответствии с делегиро­
ванными им полномочиями.
Определяются содержание и сроки выполнения работ, рас­
пределяются ресурсы, назначаются ответственные исполните­

<< Предыдущая

стр. 42
(из 65 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>