<< Предыдущая

стр. 6
(из 16 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>





















Глава 6.

Управление персоналом в процессе
совершенствования деятельности

Принципы организации и оплаты труда
Уважение к человеку. Одним из основных требований, предъявляемых к работе руководителя, является уважение к человеческом достоинству и идеям, которые высказывают его сотрудники и подчиненные. Только таким образом руководитель сможет добиться их действенного участия в процессе улучшения деятельности.
На смену авторитарному руководителю приходит руководитель помощник, выполняющий скорее функции «слуги», нежели «хозяина». В этом качестве руководитель проникается уважением к подчиненным, начинает прислушиваться к предложенным ими идеям реагировать на их нужды.
Обучение и подготовка кадров. Основными задачами руководств являются обеспечение сотрудников средствами труда, создание благоприятного климата, способствующего выполнению всех поставленных задач, и всестороннее обучение сотрудников с учетом изменений, которые могут произойти в ходе осуществления различных процессов.
Обучение и подготовка кадров должны проводиться целенаправленно и на постоянной основе. Она должна поручаться специалистам, имеющим предметные и педагогические знания и опыт подготовки сотрудников, недавно принятых на работу. Обучение и подготовка специалистов по каждому виду деятельности должны быть тщательно продуманы и спланированы. По оценкам специалистов ведущих компаний, средства, которые вкладываются в обучение подготовку кадров, являются наиболее эффективными капиталовложениями.
Постановка задачи перед сотрудником и оценка его труда. Люди хотят успешно справиться с поставленными задачами, но могут это сделать только при соответствующей ее постановке руководством. Основой эффективных взаимоотношений в организации является четкое понимание сотрудниками того, что необходимо от них руководству и что необходимо им от организации. Для этого необходимы:
1. Согласованность с руководителем планов работ сотрудника.
2. Наличие плана творческого развития и профессионального роста сотрудника.
Планирование работ. Руководитель должен систематически заключать с каждым сотрудником своего рода контракт на выполнение работ на предстоящий календарный период, называемый планом работ. План работ должен ориентировать сотрудника на выполнение поставленной задачи и устанавливать требования к сотруднику, обеспечивающие выполнение работы.
Необходимым условием составления действенного плана работ является четкое объяснение сотруднику целей работы. Эти цели переводятся в конкретные задачи, своевременно и откровенно согласованные руководителем и подчиненным. В индивидуальном плане работ должны отражаться общие цели организации.
Процесс уточнения целей часто является продолжительным и сложным, но эта работа должна проводиться руководителем по следующим причинам:
1. С ее помощью руководители добиваются рационального распределения работ.
2. Такая работа позволяет руководителям лучше понять задачи, стоящие перед ними.
3. Эта работа обеспечивает подготовку более содержательных перспективных планов.
4. Она позволяет увязать индивидуальные планы работ сотрудников с задачами, стоящими перед подразделениями и организацией в целом.
5. Такая работа способствует обоснованию действий, предпринимаемых сотрудниками и руководством высшего звена.
6. Эта работа позволяет лучше оценить результаты деятельности сотрудников.
Сотрудник должен принимать участие как в определении требований, которые будут предъявляться к нему в процессе выполнения поставленных задач, так и в определении той степени поддержки, которая должна быть ему оказана для успешного выполнения работы. Этот этап весьма важен, поскольку является гарантией того, что сотрудник понимает свою задачу и возложенную на него ответственность.
Каждая задача должна иметь количественные критерии оценки в отношении: 1) качества конечного результата; 2) затрат в сравнении с полученным результатом; 3) соблюдения установленных сроков выполнения работ.
Руководитель и сотрудник должны знать ответ на вопрос: «Как мы узнаем, что конкретная задача была выполнена и насколько хорошо она выполнена?» Подобный вопрос заставляет руководителя и подчиненного оценивать выполненную работу, с точки зрения достигнутых результатов. Затем надо обеспечить взаимопонимание с сотрудником относительно того, на каком уровне необходимо выполнить поставленную задачу и что необходимо для более эффективного ее выполнения.
План работ должен быть рассчитан на конкретного исполнится и вид выполняемой им работы. Он может представлять собой пустой бланк с тремя колонками со следующими заголовками: 1) наименование задания; 2) описание рабочего задания; 3) важность задания. Свободная часть бланка заполняется совместно руководителем и сотрудником.
План работ должен основываться на должностной инструкции сотрудника и должен всегда содержать описание требований к выполняемой работе. Выполнение контракта без какого-либо дополнительного вклада или повышения качества работ означает, что ее сотрудник справился с порученной работой и не сделал ничего больше. Согласованный план работ подписывается руководителем и подчиненным. Каждый из них имеет свой экземпляр плана, на которых они могут сослаться в случае необходимости.
Для каждого сотрудника разрабатывается годовой план работ разбивкой на кварталы, предусматривающей выполнение конкретных краткосрочных задач. Годовой план может носить общий характер, однако поквартальная разбивка должна предусматривать выполнение конкретных задач. Руководитель должен ежедневно контролировать работу подчиненного и обеспечивать его необходимой информацией, содействуя повышению качества выполняемой работы помогая подчиненному решить возникающие проблемы и трудности.
Подведение итогов выполнения ежеквартальных планов. Один в квартал руководитель и подчиненный рассматривают в спокойно и конфиденциальной обстановке выполнение ежеквартального годового планов. Ежеквартальному рассмотрению плана работ пред шествует определенная подготовка со стороны, как руководителе, так и подчиненного, в процессе которой они проводят оценку выполнения всех работ по качественным показателям, характеризующим степень соответствия установленным требованиям.
Оценки могут даваться по 5—10 уровням в баллах от «неудовлетворительно» до «значительно лучше установленных требований. Оценки должны согласовываться руководителем, и сотрудником основываться на объективных критериях, быть добросовестными.
Эффективная система оценки качества выполнения работ в расчете на большое количество сотрудников должна обеспечивать нормальное распределение оценок. Отклонения распределения и тенденция к повышению уровня оценок должна настораживать руководство высшего звена.
Ежеквартальное подведение итогов может иметь неформальный характер, в отдел кадров можно не представлять официального чета. Однако ежеквартальная оценка должна является основой официальной ежегодной оценки, которая фактически является сред ней по итогам ежеквартальных.
Оплата труда. Заработная плата должна находиться в прямой зависимости от характера работы сотрудников и степени эффективности выполнения ими своих обязанностей. Уровень эффективности, производительности и качества выполнения работ может быть самым различным для одних и тех же заданий. В связи с этим необходимо дифференцировать заработную плату в зависимости от уровня выполнения работ.
Годовая аттестация сотрудников является отличным средством, позволяющим привести заработную плату в соответствие с качеством выполнения работ. Величину заработной платы при этом следует устанавливать пропорциональной величине годовой аттестационной оценки сотрудника. Это в равной степени относится и к руководителям.


Планирование карьеры
Профессиональный рост и планирование карьеры. Руководство несет ответственность не только за повышение трудовой активности сотрудников в настоящее время, но и за планирование их профессионального роста в качестве резерва на перспективу. Планирование предусматривает:
1. Выявление возможностей индивидуума, его наклонностей и потребностей в развитии.
2. Проведение мероприятий, обеспечивающих использование выявленных возможностей и удовлетворение потребностей в развитии.
Планирование карьеры не гарантирует продвижения по службе или получения нового назначения. Оно способствует индивидуальному развитию и профессиональному росту сотрудника, повышает его значимость для организации и обеспечивает соответствие квалификации персонала новым возможностям, которые могут представиться в будущем.
Планирование карьеры предусматривает проведение мероприятий по совершенствованию индивидуального профессионального мастерства и выявлению определенных наклонностей в расчете не только на перспективу, но и на настоящее время. Планирование карьеры является обязанностью руководителя и подчиненного, который несет за это основную ответственность.
План карьеры можно определить как план индивидуальной работы сотрудника, предусматривающий достижение личной цели в своей сфере деятельности. Руководителю следует поинтересоваться у сотрудника, на какую должность последний рассчитывает при достижении пенсионного возраста, и оказать ему помощь в подготовке плана, обеспечивающего достижение цели. Руководство должно дать сотруднику время на разработку плана продвижения по службе и всячески стимулировать выполнение этой работы. Руководитель не может сделать эту работу за сотрудника. Работник должен самостоятельно определить первоочередные и перспективные задачи, поскольку их решение требует приложения усилий.
Цели планирования карьеры. Планирование карьеры позволяет увязать планы профессионального роста сотрудников с задачами организации. Сотрудники и руководители должны ориентироваться не только на выполнение работ, но и на профессиональный рост в рамках организации. Если карьера сотрудника непосредственно связана с организацией, он становится ее неотъемлемой частью, интересуется проблемами, содействует благополучию и росту, поскольку его собственный профессиональный рост находится в прямой зависимости от успехов организации. Планирование карьеры укрепляет взаимоотношения сотрудника и руководителя, в результате чего последнему отводится роль помощника. Планирование карьеры предусматривает:
1. Исполнение желаний сотрудника в части развития своего потенциала и профессионального роста.
2. Обеспечение постоянного притока квалифицированных специалистов, являющихся перспективным резервом.
3. Наиболее эффективное использование возможностей сотрудника в настоящее время и в будущем.
4. Уверенность сотрудника в своих собственных силах.
5. Обеспечение резерва на повышение в должности внутри организации.
6. Уважительное отношение руководства к своим сотрудникам.
Процедура планирования карьеры. Успешное планирование карьеры требует участия трех заинтересованных сторон:
1. Организация несет ответственность за создание обстановки, способствующей индивидуальному росту, обучению и подготовке сотрудников, как в рабочее, так и в нерабочее время. Это позволяет сотрудникам приобрести необходимое профессиональное мастерство, получить информацию о возможностях продвижения по службе в других областях и использовать эти возможности.
2. Руководитель стимулирует проведение серьезного планирования на перспективу. Кроме того, руководитель, зная организацию? работ на предприятии, используемые методы и программы, может" указать сотруднику правильное направление деятельности с учетом потребностей организации. Руководитель знает возможности своих сотрудников и учитывает их стремления. Он находится в постоянном контакте с подчиненными и информирует их об изменяющихся потребностях фирмы и влиянии этих изменений на профессиональный рост. Руководитель оценивает труд и оказывает консультативную помощь, обеспечивающую выполнение намеченных этапов профессионального роста.
3. Сотруднику отводится самая важная роль. Он должен справиться с такой непростой задачей, как определение целей с учетом личных возможных, а также личных и семейных потребностей. Сотрудник должен оценивать свои сильные и слабые стороны и уметь определять, как и почему он достиг настоящего положения. И наконец, сотрудник должен определить ступени в развитии своей карьеры, способы оценки достигнутых результатов и составить план возможных действий.
Широко применяются следующие методики индивидуального профессионального роста и определения перспективных задач:
1. Методика уточнения ценностей. Эта методика позволяет определить наиболее важные жизненные и трудовые интересы. Такие факторы, как престижность, месторасположение предприятия, разнообразие, наличие стрессовых ситуаций, стимулирование интеллектуальной деятельности, власть, рассматриваются и классифицируются с точки зрения их значимости для человека.
2. Методика выявления удовлетворенности от выполняемой работы. Эта методика рассчитана на представление сотрудником информации о нескольких видах деятельности, которые ему принесли удовлетворение. Сотрудник также отвечает на вопросы, цель которых — выяснить, почему тот или иной вид деятельности приносил ему удовлетворение. После анализа определяется вид деятельности, который он считает наиболее предпочтительным.
3. Персональное развитие и значимость работы. Это целая серия методик, которые человек может использовать для оценки важности тех или иных элементов работы. При этом учитываются такие факторы, как профессиональный рост, возникающие проблемы, предоставляемые возможности, ощущение причастности к общему делу.
Некоторых сотрудников вполне устраивает занимаемая должность и вид выполняемой работы. Их не следует ориентировать на профессиональный рост.
План роста. План своего профессионального роста каждый сотрудник может разрабатывать ежегодно совместно с соответствующим руководителем. Ежегодный план роста включает:
1. Долгосрочные цели сотрудника — его надежды на карьеру и следующий ближайший этап плана профессионального роста.
2. Наиболее важные потребности в усовершенствовании для достижения следующего этапа профессионального роста.
3. Задания сотруднику на следующий год, обеспечивающие переход к следующему этапу профессионального роста и реализацию долгосрочной цели, например, заочное обучение, участие профессиональном обществе.
4. Обязательства организации по оказанию помощи сотруднику в подготовке к следующему этапу, обеспечивающему его профессиональный рост, например, обучение в организации, оплаченное o6учение вне организации.
После завершения работы над планом роста он подписывает руководителем и подчиненным. Руководитель и подчиненный ют у себя по одному экземпляру плана. Периодически в течет года руководитель и подчиненный совместно рассматривают реализацию плана.

Программы выдвижения предложений и улучшения работы
Программа выдвижения предложений дает человеку, занятому определенной работой, возможность выработать и представить свои соображения по ее совершенствованию. Это обеспечивает повышение производительности труда, снижение себестоимости продукции и повышение ее качества. Для сотрудника программа выдвижения предложений, помимо дополнительного дохода, обеспечивав: возможность самовыражения, позволяет добиться признания и ощутить себя причастным к делам предприятия.
Программы выдвижения предложений экономят компаниям развитых странах ежегодно миллиарды долларов и позволяют им делить эти доходы с сотрудниками, способствующими этой экономии.
Реализация программ выдвижения предложений. Обычно все ее сотрудники оформляют документально свои предложения и предоставляют их в специальный отдел по их рассмотрению. Этот отдел определяет соответствующее подразделение, где представление предложение будет должным образом оценено и внедрено. Приняв предложение, подразделение, ответственное за его оценку, определяет предполагаемую экономию в результате внедрения предложения.
Иногда предложения принимаются даже в том случае, если их внедрение не предполагает получения экономического эффекта. Ta кие предложения выгодны для организации, но экономически эффект нельзя оценить в точном денежном выражении. Принятые и отклоненные предложения направляются вновь в специальный отдел, где результаты оценок рассматриваются с точки зрения их полноты и точности. Начальнику работника, представившего предложение, направляется письмо с изложением действий, которых предполагается предпринять по поступившему предложению, и автору предложения выплачивается вознаграждение. Предложение анализируется руководителем и подчиненным.
Денежные вознаграждения. Хотя предложения и могут исходить от всех сотрудников, некоторые из них не имеют права на получение денежных вознаграждений.
1. Обычно право получения денежных вознаграждений не распространяется на сотрудников отдела по рассмотрению предложений и руководителей высшего звена.
2. Рядовые сотрудники не получают денежных вознаграждений за предложения, являющиеся частью их основной работы или относящиеся к сфере служебных обязанностей.
3. Сотрудники не получают денежных вознаграждений за предложения, являющиеся результатом их деятельности, предусмотренной должностными инструкциями или планами работ.
Сумма вознаграждений на предприятиях часто определяется в процентном отношении от дополнительной прибыли за определенный период времени.
Опыт Японии. Программы выдвижения предложений в Японии являются наиболее эффективным инструментом, обеспечивающим вовлечение сотрудников в активную деятельность. По своей эффективности они даже превосходят кружки качества. Экономический эффект в расчете на одного сотрудника в Японии в четыре раза выше, чем в США. Японская система выдвижения предложений — это активная система, предусматривающая подготовку сотрудников, оказание необходимого содействия и постановку задач.
Система выдвижения предложений в Японии с самого начала была ориентирована на выработку у японского рабочего навыков, позволяющих ему высказывать идеи и выдвигать предложения. Это предусматривало соответствующую подготовку и обучение, обеспечивающие выдвижение законченных и эффективных предложений. Процесс обучения предусматривает ознакомление сотрудников с методами сбора данных и представления предложений в приемлемой форме.
На ведущих фирмах Японии создается атмосфера, ориентирующая каждого сотрудника на участие в программах. Следует отметить, что система денежных вознаграждений в Японии не очень щедра.
Программа улучшения работы предусматривает поощрение сотрудников за те результаты, которых они достигают при выполнении своих обязанностей и потому не могут претендовать на получение денежных вознаграждений за выдвинутые предложения. Программа обеспечивает:
1. Признание идей и предложений, непосредственно связанных с областью деятельности работника.
2. Создание климата, способствующего изменениям.
3. Повышение уровня качества выпускаемой продукции и производительности труда.
Процедуры программ улучшения работы. Каждая идея сотрудника, связанная с повышением качества выполняемых работ, должна оцениваться на предмет ее использования в рамках программы выдвижения предложений. Если использование в рамках этой программы невозможно, предложение рассматривается в рамках программ улучшения работы. Все предложения, подпадающие под эту программу, должны быть внедрены до заполнения бланка улучшений работы, предусматривающего ответы на следующие вопросы:
1. Как выполнялась работа до внесения изменения?
2. Как выполняется работа в настоящее время?
3. Каково ожидаемое воздействие изменения на повышение качества, результаты выполнения работы и расходы?
4. Какова ориентировочная стоимость внедрения изменения?
5. Какой экономический эффект предполагается получить от внедрения предложения?
После заполнения бланка и подписания его сотрудником, последний представляет его руководителю подразделения, который проверяет, подписывает бланк и направляет его координатору, ответственному за вопросы улучшения работы. Координатор проверяет бланк и затем вводит данные в сводный банк данных по улучшению работ.
На этом этапе также фиксируются изменения, предусматривающие общее или многократное использование представленных предложений. Такие изменения оформляются документально отражаются в ежеквартальном отчете для руководства. Подобные отчеты стимулируют получение дополнительных результатов от предложений по улучшению работы. Координатор занимается также организацией обучения рационализации труда.
Роль руководства в улучшении работы. Поскольку улучшение боты является обязанностью каждого сотрудника, руководитель должен представить письменные обязательства по улучшению работы на следующий год и оценивать свою деятельность в зависимости достижения цели подразделением. Планируется, например, обеспечить экономию в течение следующего года в размере 1 млн. руб. добиться от каждого сотрудника представления, по крайней мере, одного предложения по улучшению работы. Это обязательство может быть составной частью индивидуального плана работы каждого сотрудника, поскольку имеет прямое отношение к выполняемой им работе.
Аналогичные обязательства принимаются на всех уровнях руководства, на основе которых вырабатывается общее обязательство улучшению работы на следующий год в рамках всей организации. Руководство должно относиться к взятым обязательствам со всей серьезностью и включать предполагаемую экономию в план работ предприятия.
Признание достижений по улучшению работы. Системы признания достижений по программам улучшения работы могут быть самыми различными. Типичная система предусматривает проведение ежемесячных и ежеквартальных конкурсов, выдачу небольших премий, организацию совместных обедов с высшим руководством, выдачу Свидетельств. Программа улучшения работы обеспечивает руководство информацией, являющейся основой для получения впоследствии отличившимся сотрудником крупных премий организации.
Заявка на проведение корректирующих мероприятий. Сотрудник зачастую не, знает, как решить возникшую проблему. В таких случаях ему обычно рекомендуется обратиться к руководителю, однако иногда это не дает желаемого эффекта или сотрудник просто не хочет обращаться к своему руководителю.
Весьма эффективным средством своевременного предупреждения проблем является оформление заявок на проведение корректирующих мероприятий. Любой сотрудник, который столкнулся с возникшей проблемой, может заполнить заявку и направить ее в отдел обеспечения качества. Сотрудник может по своему усмотрению подписать составленную заявку или направить ее анонимно. Из отдела обеспечения качества заявка на проведение корректирующих мероприятий направляется в соответствующее подразделение, где эта проблема может быть решена. После подготовки плана корректирующих мероприятий сотруднику, который представил заявку, если она подписана, направляется соответствующая информация.

Признание заслуг и вознаграждение
Процесс признания будет эффективным, если решаются шесть следующих основных задач:
1. Признание труда сотрудников, добившихся значительных результатов, с целью дальнейшего стимулирования их творческой активности.
2. Демонстрация отношения организации к высоким результатам труда.
3. Извлечение из процесса признания максимального эффекта путем популяризации результатов труда отдельных работников, получивших признание.
4. Применение различных форм признания заслуг сотрудников.
5. Поднятие морального состояния через соответствующую форму признания.
6. Обеспечение процесса повышения трудовой активности, являющегося целью руководства.
Различают следующие пять основных форм признания: 1) материальная компенсация; 2) денежные вознаграждения; 3) общественное признание отдельной личности; 4) общественное признан» деятельности группы; 5) личное признание начальства.
Материальная компенсация. Исследования показывают, что 1) во многих случаях сотрудники не получают вознаграждений более усердный труд; 2) свыше 65% сотрудников хотели бы виде! более четкую взаимосвязь качества работы и оплаты; 3) более 705 сотрудников считают, что понижение эффективности труда вызвано отсутствием взаимосвязи качества работы и ее оплаты.
Заработная плата имеет большое значение. Однако другие виды материальной компенсации могут эффективно стимулировать повышение производительности труда и качества продукции. Можно выделить следующие виды материальной компенсации: 1) комиссионные вознаграждения; 2) сдельная оплата труда; 3) покупка акций рабочими и служащими предприятия.
Комиссионные вознаграждения необходимы не только как средство стимулирования продавцов и коммерческих агентов, этот принцип стимулирования может быть применен и ко многим служащим. Например, проектировщик может получать определенную долю прибыли с проектируемого им изделия.
Сдельная оплата труда. Сдельная оплата снискала популярность первой половине XX в. как средство повышения производительности труда и в настоящее время по-прежнему широко практикуется в развивающихся странах. Фактически эта система позволяет оплатить работнику часть стоимости, добавленной к производимому изделию, исходя из затраченных усилий и времени, а также мастерства, необходимого для выполнения работы. Но эта система не дела упора на качество, и потому отошла в прошлое.
Покупка акций рабочими и служащими становится все более популярной, поскольку это позволяет сконцентрировать внимание сотрудников на улучшении деятельности предприятия и участвовать в разделении прибылей. Такая система вознаграждения формирует участие в собственности, предотвращает антагонизм между владельцами и наемными работниками. В развитых странах компании, которых сотрудники являются совладельцами, развиваются в 2-раза быстрее.
Целью программ является фактическое вовлечение всех работ никое в систему капитализма. Было создано много программ. Одно из наиболее популярных программ, используемых в настоящее время, является американская национальная Программа акционерной собственности служащих (ИСОП).


Программы дополнительных выплат деньгами и разделения прибыли
В настоящее время на большинстве американских, японских предприятий внедрены программы, предусматривающие дополнительные денежные выплаты. В Японии многие предприятия строят свою деятельность на основе дополнительных выплат своим сотрудникам дважды в год: один раз перед летними отпусками и второй раз в первой половине декабря.
Исследования показывают, что такие выплаты — очень эффективное средство улучшения работы. В настоящее время эффективность деятельности предприятий на основе разделения прибыли с сотрудниками является неоспоримым фактом. Когда предприятие действует успешно, дополнительная выплата может достигать размера заработной платы за предшествующий календарный период. При неудовлетворительных результатах сотрудники не рассчитывают на дополнительные выплаты и не получают их.
На предприятиях, где действует система разделения прибыли, работников отличает творческий подход, они начинают оперировать такой терминологией, как «прибыль», «объем продаж», «конкурентоспособность», «издержки производства», поскольку открывают для себя прямую взаимосвязь своего благосостояния и благосостояния предприятия.
Наиболее просты и известны американские программы: программа Скэнлона, программа Ракера, программа повышения производительности труда путем разделения прибыли.
Программа Скэнлона является системой финансового вознаграждения, непосредственно взаимоувязанного с повышением производительности. Эта программа была разработана Скэнлоном для фирмы, которая находилась на грани банкротства. Помимо того фирма внедрила программу по укреплению отношений между профсоюзами и руководством. Это позволило обеспечить восстановление финансовой стабильности.
Программа Скэнлона является Стратегией повышения производительности труда и включает три следующих ключевых элемента: 1) сотрудничество и кооперацию между рядовыми работниками, руководством и профсоюзами; 2) вовлечение сотрудников в рационализаторское движение; 3) разделение прибыли в результате повышения производительности непосредственно с сотрудниками фирмы.
В соответствии с программой Скэнлона ежемесячная дополнительная выплата деньгами основана на повышении производительности труда. Обычно изменение производительности труда в течение последующих 12 месяцев определяется на основе данных за прошлые годы и планируемого прогресса. Наиболее типичной формулой является следующая:

Фактическое положительное или негативное изменение основного соотношения затем делится между фирмой и сотрудниками. В большинстве случаев доля сотрудников составляет 50—75%, а до фирмы — 25—50%.
Рационализаторская система Скэнлона является другим важный элементом программы. Система рассчитана на представление сотрудниками письменных рационализаторских предложений по повышению производительности труда, качества выпускаемой продукции и снижению издержек.
В каждом подразделении создается производственный комитет, состав которого входят руководитель и по крайней мере один ее сотрудник подразделения. Сотрудники подготавливают рационализаторские предложения и направляют их руководителю. Предложений оцениваются с точки зрения их воздействия на повышение производительности и прибыли. Принятые предложения, которые положительно влияют на деятельность других подразделений, так же внедряются. Руководящий комитет фирмы несет ответственность за оценку предложений и определение размеров ежемесячной дополнительной выплаты.
Программы Ракера и повышения производительности путем разделения прибыли также предусматривают использование формуй для разделения прибыли из-за сокращения издержек производства, повышения качества продукции и производительности труда. Эта программа предусматривает процентное разделение прибыли между всеми работниками, за исключением высшего руководства, и не предусматривает специальной системы рационализации
Программа повышения производительности путем разделения прибыли предусматривает увеличение производства готовой продукции при сокращении трудозатрат. В соответствии с этой программой для расчета выплат сотрудникам используются сумма отработанного времени. Программа рассчитана как на непосредственно, так и на косвенно занятых в производстве. Обычно такая программа не рассчитана на административный персонал и руководство. Наиболее эффективной формулой для определения размеров выплат является комбинация соотношений, включающих производительность и брак. Такой подход обеспечивает необходимую сбалансированность между производительностью и качеством. При низком качестве, даже при высокой производительности труда, расчетные выплаты будут низкими или даже отрицательными.
Индивидуальные денежные вознаграждения также являются формой признания. Под вознаграждением имеется в виду особое признание достижений отдельной личности или небольшой группы сотрудников, содействующих выполнению стоящих перед фирмой задач. Денежные вознаграждения являются одноразовыми премиями, выплачиваемыми незамедлительно за необычные и уникальные результаты деятельности. Денежные вознаграждения могут также выплачиваться отдельным лицам за долгосрочную, непрерывную и очень результативную деятельность или за исключительные заслуги на руководящей должности. Сумма денежных вознаграждений зависит от фактической значимости вклада.
К исключительным результатам деятельности можно отнести:
1. Большой экономический эффект, если он является результатом исключительно эффективной работы или достигнут в области, выходящей за рамки прямых обязанностей сотрудника, в этом случае может выплачиваться денежное вознаграждение.
2. Эффективное руководство. Денежное вознаграждение за эффективное руководство является формой признания особых заслуг, в результате которых руководителю удалось повысить творческие возможности сотрудников и таким образом содействовать серьезному успеху предприятия.
3. Инженерные или научные достижения. Сотрудники должны получать денежные вознаграждения за научную или другую деятельность, результатом которой явилось значительное улучшение характеристик изделия или процесса, за которые они несут ответственность.
4. Разработка новых концепций. Денежное вознаграждение за разработку новых концепций является формой признания деятельности отдельного лица или группы сотрудников по выработке новых концепций, приводящих к серьезному успеху, разработке методов их внедрения.
5. Достижения, имеющие коммерческое значение. Денежные вознаграждения являются формой признания деятельности сотрудников по повышению объемов реализуемой продукции, уровня предоставляемых услуг, престижа предприятия в глазах общественности, увеличению числа рынков сбыта или по разработке новых продуктов.
6. Проявленная инициатива, изобретательность. Денежное вознаграждение за инициативу является формой признания результатов работы сотрудника, достигнутых самостоятельно и обеспечивающих успех предприятия.
7. Исключительные заслуги. Денежные вознаграждения за исключительные заслуги являются признанием исключительных усилив сотрудников и руководителей, предпринимаемых ими в период кризисных ситуаций, благодаря которым удается успешно решить возникшие проблемы предприятия.
8. Патенты или открытия. Сотрудники, являющиеся авторами открытий, являются источником жизнеспособности фирмы. Их открытия зачастую оформляются в виде патентов, которые затем реализуются. Потому целесообразна подготовка соответствующей программ мы денежных вознаграждений, являющейся выражение признательности и стимулирования их деятельности.
9. Достижения в области улучшения результатов труда. Денежные вознаграждения за достижения в этой области являются формой признания деятельности отдельного лица или группы сотруднике по повышению качества выпускаемой продукции и производительности труда.
10. Вознаграждения за проведение мероприятий по предупреждению проблем. Наилучшим средством против возникновения проблем является их предупреждение, на которое уходит меньше средств, нежели на решение уже возникших проблем. Вознаграждения за проведение мероприятий по предупреждению проблем; являются формой признания деятельности отдельных сотрудников, которые занимаются прогнозированием проблем и принимают необходимые предупредительные меры. Признание такой деятельности требует от руководства понимания важности соответствующих мероприятий.

Общественное признание
Общественное признание отдельной личности. Наиболее распространены следующие формы общественного признания: 1) продвижение по службе; 2) расположение, размеры и внутренняя планировка кабинета; 3) поездки на предприятия заказчика; 4) заседания, на которых отмечается деятельность 5) ценные подарки. 6) специально отведенные места для стоянки машин; 7) ежегодные конференции, на которых отмечаются заслуги сотрудника; 8) специальные статьи, помещаемые в прессе; 9) заметки на доске объявлений; 10) фотографии сотрудника на плакате; 11) специальные задания; 12) почетные значки, вручаемые в присутствии коллег сотрудника.
Общественное признание деятельности группы. Признание дает группе сотрудников возможность ощутить свою особую причастность к успешной деятельности организации и проникнуться значимостью своего вклада в общее дело. Ниже приводятся принятые во всем мире формы признания:
1. Статьи о достижениях группы сотрудников в печати с фотографией всех членов группы.
2. Организация обедов в рамках подразделения в честь сотрудников, внесших определенный вклад в успешную деятельность организации.
3. Организация семейных поездок за город.
4. Предоставление информации о достигнутых результатах на рассмотрение высшего руководства.
5. Организация обедов с руководством высшего звена.
6. Участие всей группы сотрудников в технических конференциях.
7. Организация группового заседания с кофе и пирожными за счет организации.
8. Пластинки на дверях отдела с фамилиями сотрудников.
9. Присутствие на заседаниях группы руководителей высшего звена, во время которых они выражают признательность и благодарность за хорошо выполненную работу.
10. Вручение сувениров всем членам группы.
Личное признание со стороны начальства. Из всех форм признания эта наиболее важна, поскольку является отражением взаимоотношений руководства и сотрудника, которые стимулируют сотрудника к большей отдаче и положительно влияют на его моральное состояние.
Существует много видов неприятных работ, которые необходимо выполнять, которые нельзя автоматизировать, но и нельзя игнорировать, которые нельзя назвать престижными; однако без этих работ эффективное функционирование организации невозможно. Эти «невыносимые работы» становятся «выносимыми» благодаря руководителю, который должным образом оценивает этот труд и отмечает его. Почему же это происходит? Да потому что руководитель обращается к сотруднику с просьбой выполнить ту или иную работу и следит за ее выполнением не «через плечо сотрудника», а давая ему понять, что выполняемая работа является важной.
Наиболее общепринятыми формами личного признания заслуг работников со стороны начальства являются: 1) выражение благодарности за хорошо выполненную работу сразу же после ее завершения; 2) письмо, направленное на дом сотруднику руководителем, с выражением благодарности за конкретный вклад этого сотрудника в успешную деятельность организации; 3) выражение отношения в письменной форме в справках или отчетах, подготовленных сотрудниками, с благодарностью за их содержание или форму изложения; 4) открытки, направляемые сотруднику на дом по случаю его дня рождения или круглых дат трудовой деятельности, с выражением признательности за его труд в последний год. Содержание открыток должно отражать конкретные дела сотрудника; 5) представляется целесообразным оценивать работу сотрудника через каждые три месяца. Такая оценка должна проводиться регулярно с целью подведения итогов и подкрепления положительных результатов.



























Глава 7.

Совершенствование систем управления

Организация управления процессами
Процессы и системы управления. Условием совершенствования деятельности организации, фирмы является изменение систем управления и контроля текущих процессов. Многие организации, фирмы, учреждения построили организационную структуру по вертикально-функциональному принципу, предусматривающему объединение специалистов одного профиля в мощные подразделения. Такая организация обеспечивает создание эффективного, здорового коллектива, действующего как одно целое.
К сожалению, большинство видов деятельности требует не вертикальной, а горизонтальной организации работы. Распределение элементов работ, образующих единые процессы, по подразделениям при существующей вертикальной организационной структуре приводит к просчетам и дублированию, что отрицательно сказывается на эффективности и качестве. Стратегия, обеспечивающая достижение максимального эффекта, ориентирующая все виды деятельности на конечный максимальный эффект для предприятия, представляет собой управление процессами.
Сущность управления процессом. В прошлом основное внимание уделялось управлению производственным процессом. Но эффективность может обеспечиваться только за счет управления всеми видами деятельности, а также за счет функционирования организации как единого целого, состоящего из нескольких процессов, а не только за счет управления процессом производства товаров, услуг, которые предлагаются потребителю.
Деятельность всех служащих и рабочих может рассматриваться как процессы, управление которыми осуществляется по аналогии управлением производственными процессами. Многие виды деятельности служащих, такие, как проектно-конструкторские работы, реализация продукции, кадровые вопросы, обработка данных и документов, не уступают по сложности и добавленной стоимости производственным процессам.
Процесс — это серия операций (видов деятельности), которые осуществляются над исходным материалом (вход процесса), увеличивают его ценность и приводят к определенному результату (выходу процесса). Ценность исходного материала увеличивается за счет применения квалифицированного труда и знаний.
Управляющий процессом. В обязанности управляющего процессом входят обеспечение функционирования всего процесса во взаимосвязи со всеми организационными подразделениями, совершенствование и повышение эффективности процесса.
Большинство процессов в организациях либо не имеет управляющих, либо эти функции выполняются несколькими сотрудниками, а это тоже означает, что они не выполняются.
Первоочередной задачей управляющего процессом является четкое определение его границ с учетом первоначального ввод «поставщиком» ресурсов, необходимых для процесса, и конечного этапа, предусматривающего передачу «потребителю» результатов.
Например, процесс найма на работу начинается с осознан» необходимости принятия на работу нового сотрудника и заканчивается после того, как вновь поступивший на работу прошел первоначальные подготовку, обучение и приступил к работе. Когда границы процесса определены, можно начинать комплектовать группу по усовершенствованию процесса.
Группа по усовершенствованию процесса. Управляющий процессом несет ответственность за создание группы по усовершенствованию процесса, включающей представителей всех подразделений которые связаны с этим процессом. Каждый член группы назначается руководителем соответствующего подразделения и является его представителем в группе, которая несет ответственность за определение действий, обеспечивающих совершенствование процесса. Основными обязанностями группы являются:
1. Разработка маршрутной схемы процесса.
2. Определение участков контроля и линий обратной связи.
3. Аттестация процесса.
4. Разработка и внедрение планов совершенствования процесса
5. Подготовка отчетов о качестве результатов процесса, его эффективности и изменениях в нем.
6. Разработка и внедрение системы, действующей по принцип «точно вовремя».
Разработка маршрутной схемы процесса. Группа по усовершенствованию процесса начинает свою деятельность с разработки его маршрутной схемы. На схеме должны быть указаны все связи работника с процессом. В качестве примера можно привести пять этапе процесса найма на работу:
1. Руководитель готовит черновик приказа о приеме на работу.
2. Секретарь печатает приказ.
3. Руководитель проверяет и подписывает приказ.
4. Секретарь направляет приказ начальнику более высокого уровня на подпись.
5. Начальник более высокого уровня проверяет правильность его подготовки, уведомляет руководителя о наличии необходимой суммы для оплаты труда сотрудника, принимаемого на работу, подписывает приказ.
Аналогично можно разбить на этапы и другие части процесса.
Следующей задачей группы по усовершенствованию процесса является определение процедур, необходимых для выполнения каждой операции. Определяется и наличие документации, устанавливающей требования к подготовке и обучению персонала, выполняющего каждую операцию.
Гарантией правильности и точности маршрутной схемы является опытная проверка всего процесса, проводимая членами группы. Можно привести вопросы, которые члены группы должны задать на каждом участке:
1. Какой документ используется для контроля этого вида работы?
2. Какую подготовку и обучение вы прошли для выполнения этой работы?
3. Считаете ли вы, что подготовка отвечала предъявляемым требованиям?
4. Откуда к вам поступает исходный материал для данного вида работ?
5. Как вы определяете правильность выполнения операции?
6. С какими ошибками вы сталкиваетесь в исходных материалах?
7. Возникают ли у вас проблемы при выполнении этой работы?
8. Есть ли у вас предложения по совершенствованию вашей работы?
9. Что затрудняет выполнение работы?
Такой анализ позволяет группе составить перечень проблем, выявленных непосредственно на рабочих местах, разработать перечень предложений по усовершенствованию процесса, определить соответствие программы обучения и подготовки кадров, а также выявить преимущества и недостатки процесса.

Статистическое регулирование процессов и системный подход
Определение точек измерения и линий обратной связи. Группа по усовершенствованию процесса должна установить возможные источники ошибок и после этого распределить точки измерения результатов операций как можно ближе к источникам ошибок. Затем группа должна построить цепь обратной связи, позволяющую исполнителям исправить ошибки, допущенные в пределах их области деятельности. Такая система обеспечивает группу информацией, которая позволяет руководству принимать решения о целесообразности вложения средств в модернизацию оборудования, обучение кадров, изменения процедур, предупреждающих повторение ошибок.
В непроизводственных сферах особенно часто имеется немного точек измерения, а там, где они есть, обратная связь либо незначительна, либо отсутствует вообще. Но в наиболее эффективно действующих организациях это не так. Например, на многих авиалиниях определяют время, затраченное на заказ авиабилетов по телефону, фиксируют число рейсов, отправляющихся с задержкой в пять минут по расписанию и прибывающих с задержкой в 15 минут. Сотрудники авиалиний занимаются решением многих других проблем связанных с удовлетворением требований пассажиров.
Количественные измерения предпочтительнее качественных, при отсутствии измерений, связанных с допущенными ошибками, необходимо полагаться на мнение потребителя.
Важно расположить точки измерения в непосредственной близости от выполняемой работы. Идеальным вариантом представляется точка измерения, являющаяся частью операции. Сокращение времени обратной связи дает двойной эффект. Во-первых, сотрудник прекращает делать ошибки и, во-вторых, в уже дефектное изделие прекращается поступление дополнительных ресурсов.
Важным элементом любой системы измерений и обратной связи является система независимой проверки, что гарантирует соблюдение используемых процедур. Большинство сотрудников не хотят искажать данные, но стремление представить руководству лишь желательную информацию велико.
Группа по усовершенствованию процесса должна также убедиться в наличии необходимой документации на изделие или иной результат труда, проверить ее на соответствие требованиям потребителя, определить эффективность обратной связи с потребителем, позволяющей оценивать степень удовлетворения потребителя и узнавать; об изменениях предъявляемых им требований.
Статистическое регулирование. После определения показателей и отладки системы их измерений группа по усовершенствованию процесса должна проанализировать весь процесс с целью определения тех показателей, которые можно регулировать с помощью методов статистического контроля.
Статистический контроль процесса может потребовать коренной переориентации мышления персонала в большинстве организаций. Технические аспекты статистического контроля достаточно хорошо разработаны, математически обоснованы и обеспечены программами для компьютеров. Приборы, используемые для измерения показателей процесса и выходных данных, становятся все более точными и экономичными, в результате чего в настоящее время получили широкое распространение автоматизированные средства измерений и анализа данных, встроенные в технологический процесс.
Формирование системы регулирования. На первоначальном этапе деятельности необходимо стабилизировать процесс, ввести его в состояние контроля, а затем приступить к проведению мероприятий по его усовершенствованию. Развитие типичного процесса проходит четыре различных этапа: 1) процесс не находится в состоянии контроля; 2) процесс стабилен; 3) поэтапное усовершенствование процесса; 4) постоянное усовершенствование процесса.
На первом этапе задача группы по усовершенствованию процесса состоит в выявлении истинной причины каждого случая выхода процесса за установленные пределы и контроле тех элементов, которые их вызывают. Зная и контролируя эти элементы, группа начинает отлаживать процесс, который затем стабилизируется и переходит на второй этап.
Для второго этапа характерна статистически стабильная характеристика процесса, однако он еще не обеспечивает результаты, удовлетворяющие требования потребителя.
На третьем этапе осуществляют совершенствование процесса. Когда процесс находится в состоянии контроля, необходимо тщательно проанализировать и определить первоочередные направления его усовершенствования. Такой анализ должен проводиться с учетом затрат, возможностей внедрения предполагаемых мероприятий и предполагаемого эффекта. После этого разрабатывается план, обеспечивающий поэтапное внедрение предложений по усовершенствованию процесса и их оценку.
После каждого мероприятия дается время на стабилизацию процесса. Представляется весьма важным проведение оценки влияния каждого мероприятия на весь процесс.
Четвертый этап представляет собой постоянное усовершенствование процесса. Даже если имеющиеся данные подтверждают, что результат процесса отвечает требованиям потребителя, не следует забывать, что требования потребителя постоянно возрастают и процесс должен постоянно совершенствоваться.
Системный подход. Методы системотехники основываются на том, что заданная цель — главное, средства ее достижения стоят на втором месте, но тоже важны. Используя такой подход, группа по усовершенствованию процесса может разработать эффективную систему, обеспечивающую достижение главной цели, принимая во внимание цели второго уровня, которые работают на достижение главной цели. Системность подхода предполагает четыре этапа:
1. Разработка технических условий процесса. Этот документ определяет цели, которым должен соответствовать процесс.
2. Анализ схемы процесса. На этом этапе анализируются все возможные организационные подразделения, участвующие в процессе, а также взаимосвязи между ними с целью выработки компромиссных решений, обеспечивающих наиболее желаемое состояние всего процесса.
3. Установление каналов передачи данных. Поскольку большинство процессов включает взаимозависимые процессы, обеспечение обратной связи по схеме вниз - вверх и по горизонтали должно быть предусмотрено в подпроцессах.
4. Документация по процессу. На этом этапе разрабатывается детальная документация на все операции процесса, информационное обеспечение и вспомогательные виды деятельности. Проводятся испытания процесса с целью определения его эффективной взаимосвязи со смежными процессами.
Системный подход предусматривает охват всего процесса, а не отдельных подпроцессов.
Практика применения системотехники. Рассмотрим подход к процессу создания нового вида испытательного оборудования. Общей целью является обеспечение способности производственного процесса оценивать выпускаемую продукцию, исключая при этом возможность продолжения производства продукции неудовлетворительного качества.
Подпроцесс основного процесса — сертификация испытательного оборудования, проводимая службой обеспечения качества. Целью этого подпроцесса является обеспечение соответствия целей отдела разработки оборудования требованиям процесса и проверки испытательного оборудования на соответствие проекту.
Для проведения сертификации могут использоваться различные службы, однако две нижеприведенные являются наиболее приемлемыми:
1. Служба обеспечения качества, которая несет ответственность за все работы в области сертификации.

<< Предыдущая

стр. 6
(из 16 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>