<< Предыдущая

стр. 2
(из 7 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>

9.13. Сведения о выбывших из действующих фондов библиотеки документах регистрируются в соответствующих графах второй части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» или другой форме суммарного учета. Информация о выбывших документах отражается во всех учетных формах, каталогах, в том числе сводных и центральных, картотеках, о чем производится соответствующая запись в Акте на исключение.
9.14. Исключенные из фондов микроформы на галогенидосеребряной пленке (негатив, позитив) подлежат сдаче как серебросодержащие отходы в соответствии с нормативными правовыми актами о порядке приемки и переработки лома и отходов драгоценных металлов.
9.15. Списание документов, состоящих на бухгалтерском учете, производится с применением переоценочных коэффициентов или рыночной цены в случае, если фонд был переоценен. В спорных случаях вопрос о стоимости утраченных книг и других документов выносится на обсуждение комиссии по сохранности (или другого коллективного органа по фондам).
Комиссия вправе применить все переоценочные коэффициенты, установленные Правительством Российской Федерации и рыночные цены, а также определить другие виды и размеры компенсации ущерба в соответствии с действующим законодательством и Правилами пользования библиотекой
При утере иди хищении ценных и редких книг для определения их реальной стоимости комиссия может привлекать к своей работе соответствующих экспертов, а также использовать материалы научно-методических центров, книжных аукционов и ярмарок. В этих случаях определение причиненного ущерба предельными коэффициентами кратности не ограничивается.
Решение комиссии об оценке изданий и других материалов оформляется актом, который служит основным документом, удостоверяющим их стоимость при осуществлении дальнейших действий со стороны дирекции по взысканию с виновного материального ущерба.
10. Проверка библиотечного фонда
10.1. В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации « О бухгалтерском учете» обязательная проверка фонда производится:
при смене материально ответственного лица;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями;
при передаче фонда библиотеки или ее части в аренду;
при реорганизации или ликвидации библиотеки;
в других случаях, предусмотренных действующим законодательством.
10.2. Проверка библиотечного фонда осуществляется в следующие сроки:
– наиболее ценные, редчайшие документы, хранящиеся в сейфах – один раз в 3 года;
фонды библиотек до 50 тыс. учетных единиц – один раз в 5 лет;
фонды библиотек от 50 до 100 тыс. учетных единиц – один раз в 7–10 лет;
фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц – один раз в 10–15 лет;
фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн. учетных единиц поэтапно в течение 15–20 лет;
фонды библиотек свыше 1 млн. учетных единиц – поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 20–25 лет.
Проверка библиотечного фонда или его части при смене руководителя библиотеки или структурного подразделения, имеющего библиотечные фонды (фондодержателя), приравнивается к очередному сроку. Передача оформляется Актом сдачи-приемки. Сроки и виды проведения проверки определяются по согласованию с учредителем и предусматриваются Порядком (инструкцией) учета библиотечного фонда библиотеки.
10.3. Методика проведения проверки фондов регламентируется инструктивно-методической и технологической документацией, разработанной библиотекой, а также нормативными документами вышестоящих организаций, определяющих общие требования к проведению проверки.
Для электронных документов на переносимых носителях проверка осуществляется по единицам учета и хранения, а также с точки зрения сохранения изданием своей способности к функционированию. Для большинства CD-ROM применяется ручной просмотр, возможна проверка и по контрольным суммам.
Проверка электронных документов, не имеющих индивидуального материального носителя, осуществляется по количественным показателям (количество файлов), а также по контрольным суммам, позволяющим выявить изменения в документе. Для идентификации учета должны быть приняты стандартные программы проверки, охватывающие как можно большее число видов файлов.
10.4. Для проведения проверки назначается комиссия во главе с председателем, в состав комиссии должен входить представитель бухгалтерии.
10.5. Проверке подлежат все виды изданий, которым присвоены инвентарные номера.
Если в процессе проверки будут выявлены отсутствующие издания, принимаются меры к их разысканию.
Проверка всего фонда или его части завершается составлением Акта с выводами комиссии и списком отсутствующих изданий. Акт подписывается всеми членами комиссии и председателем.
10.6. Результаты проверки, зафиксированные в Акте, рассматриваются комиссией по сохранности или другим коллегиальным органом по фондам. На основании решения Акт о списании передается на утверждение.
10.7. В случае превышения утвержденного норматива утраты документов по неустановленным причинам (п. 5.1.2. настоящей Инструкции) принимаются меры к возмещению ущерба, при разногласиях акт передается учредителю.
Если виновные лица не установлены или суд отказал по взыскании убытков с них, то убытки по недостачам списываются в соответствии с действующим законодательством.
11. Делопроизводство в организации учета фонда
11.1. Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства. Оформление документов производится в соответствии с требованиями, установленными ГОСТом Р6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов».
11.2. Основные документы, в которых осуществляется учет, подлежат постоянному хранению как документы строгой отчетности.
11.3. Сроки хранения управленческих документов, устанавливаются в соответствии с правилами организации архивного дела в Российской Федерации. Для некоторых категорий документов, обеспечивающих учет и сохранность фондов, устанавливаются следующие сроки хранения:



Категории документов* [* В том числе на микроформах.]
Сроки хранения
1
2
Книги и ведомости учета библиотечного фонда (Инвентарные книги. Книги суммарного учета)
Постоянно, до ликвидации библиотеки
Учетный каталог
Постоянно, до ликвидации библиотеки
Описи инвентарных номеров
Постоянно, до ликвидации библиотеки
Сопроводительные документы (накладные, описи, счета, списки на поступающую литературу)
5 лет* [** Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего после завершения проверки библиотечного фонда.]*
Акты на книги, журналы, брошюры и др. документы, полученные без сопроводительного документа
5 лет
Заявления, докладные записки о получении документов в дар
5 лет
Акты о покупке книг и др. документов у частных лиц
5 лет после проверки фонда
Книги (тетради) учета изданий, принятых от читателей взамен утерянных
5 лет после проверки фонда
Акты на списание (исключение) печатных изданий или других документов
Постоянно, до ликвидации библиотеки
Акты проверки библиотечных фондов, карточки учетного каталога на полностью выбывшую литературу
5 лет после проверки фонда

11.4. При истечении сроков хранения учетные документы подлежат уничтожению в установленном порядке.
В целях квалифицированного решения вопросов о сроках хранения учетной документации библиотеки вправе пользоваться услугами архивных служб.
11.5. Содержащаяся в учетных документах информация может быть перенесена на микроносители.
11.6. Переписка Инвентарных книг, Книг суммарного учета не допускается. В особых случаях, вызванных экстремальными условиями стихийного или техногенного характера, письменное разрешение на переписку указанных учетных документов дает учредитель.
11.7. Изменения, вносимые в учетные документы (ошибочно проставленные номера, замена проставленных на изданиях и других документах инвентарных номеров новыми при утере формы индивидуального учета, переписка регистрационных карточек на периодические и другие виды изданий и т.п.) производятся с разрешения должностного лица и документально оформляются (распоряжением, служебной запиской и т.п.).
11.8. Утилизация АВД и электронных документов производится в соответствии с установленными правилами.
12. Ответственность работников библиотек за организацию учета и сохранность библиотечного фонда
12.1. Ответственность за правильность организации учета, выполнение требований к нему, а также сохранность библиотечного фонда несет администрация библиотеки и сотрудники в соответствии с должностными обязанностями.
12.2. В трудовом договоре с работником библиотеки и/или в его должностной инструкции должны предусматриваться обязанности по обеспечению сохранности библиотечного фонда, выполнению требований действующего законодательства к организации сохранности и ведению учета библиотечных фондов.
12.3. Ответственность за сохранность документных фондов структурных подразделений библиотеки возлагается на сотрудников, имеющих к ним доступ.
12.4. Работники библиотеки, виновные в причинении ущерба библиотечным фондам несут ответственность в установленном действующим законодательством порядке.
12.5. Работник библиотеки, ответственный за вверенный ему фонд, возмещает причиненный библиотеке ущерб, выявленный в результате проверки в сумме не превышающей его среднемесячного заработка (ст. 241 Трудового кодекса Российской Федерации).
На основании п.5.1.2. настоящей Инструкции величина допустимого норматива списания документов библиотечного фонда по неустановленным причинам (недостача) составляет не более 0,2% от ежегодной текущей книговыдачи. В случае превышения установленного норматива принимаются меры к возмещению ущерба.
12.6. Библиотечный работник вправе добровольно возместить выявленный причиненный ущерб, внеся соответствующую сумму в размере среднего месячного заработка на счет библиотеки или заменить недостающие документы равноценными изданиями.
12.7. На основании ст. 244 Трудового кодекса Российской Федерации, Постановления Минтруда Российской Федерации от 31.12.2002 г. № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной1или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» с заведующими секторами библиотек, а также работниками библиотек, в трудовые обязанности которых входят работы по приему на хранение, обработке, хранению, учету, отпуску (выдаче) материальных ценностей, (библиотечных фондов), заключаются письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности.
В случае причинения ущерба библиотечным фондам работники, с которыми заключены договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, возмещают причиненный библиотеке ущерб при недостаче вверенного имущества в полном размере.
12.8. На основании ст. 243 Трудового кодекса Российской Федерации трудовым договором, заключаемым с руководителем библиотеки, его заместителями, главным бухгалтером за причиненный библиотечным фондам ущерб может быть установлена материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба.
12.9. При отсутствии открытого доступа к фонду, если конкретный виновник не установлен, ответственность за недостачу и возмещение ущерба несут все работники библиотеки, имеющие доступ к фонду на основании договора о коллективной (бригадной) материальной ответственности.
12.10. В случае причиненного ущерба в особо крупном размере руководители и работники библиотек могут нести уголовную, административную и дисциплинарную ответственность в установленном действующим законодательством порядке.


Приложения
Формы документации
по учету библиотечного фонда


Приложение 1а.
Образец листа Книги суммарного учета библиотечного фонда (для публичных библиотек)
Часть 1 Поступление в фонд
Поступило



















Номер записи по порядку
Источник поступления
Номер и/или дата сопроводительного документа
Всего

В том числе по видам документов


















Книги
Брошюры
Периодических изданий

Специальные виды нормативных документов
Аудиовизуальные документы



Электронные документы

Электронные документы без индивидуального носителя
Другие виды изданий
Дата записи



Экземпляров
Названий





Микроформы

Видеокассеты
Аудиокассеты
Дискеты
Оптические диски










Журналы
Газеты (годовые комплекты)

Микрофильмы
Микрофиши






1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19




















Поступило


















Документы,
принятые на баланс


Распределение по содержанию









По языкам




Расписка в получении документа



Естествен. науки (2)

<< Предыдущая

стр. 2
(из 7 стр.)

ОГЛАВЛЕНИЕ

Следующая >>